Assistant Gestion Administrative - Vitry·le-Francois H/F - Communes

Placé(e) sous l'autorité du chef du service du Secrétariat Général, nous recherchons un ou une assistant(e) gestion administrative

MISSIONS PRINCIPALES
- Veille sur les conventions avec différentes associations et autres structures
- Suivi de la réglementation des arrêtés
- Organisation des réceptions (commandes, service, décoration de table, préparation des salles, ...)
- Gestion du courrier arrivée et départ par voie dématérialisée
- Suivi des commissions internes par voie dématérialisée (convocation, ordre du jour, préparation du dossier)
- Mise en forme de différents documents (lettre, délibération, arrêté, compte-rendu...)
- Classement de différents documents et recherche (courrier, délibérations, ...)
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ACTIVITES PRINCIPALES QUOTIDIENNES
- Gérer le courrier arrivée : tri, dépouillement et répartition par services, diffusion en papier et via le logiciel
- Accueillir, renseigner et orienter le public
- Gestion de l'agenda des salles de réunions de l'Hôtel de Ville
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ACTIVITES PRINCIPALES OCCASIONNELLES
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la collectivité
- Frappe de courriers et de divers documents
- Participation à l'organisation des salles de réunion
- Participation à des envois groupés
- Préparation des bureaux et des conseils selon le calendrier prévisionnel

COMPETENCES REQUISES
- Avoir le sens de l'organisation pour une réception
- Savoir préparer des commandes de fournitures en fonction des évènements
- Recevoir et orienter les différents publics
- Adapter sa communication
- Délivrer des renseignements
- Utiliser les moyens informatiques, bureautiques et matériel mis à disposition et les outils de
dématérialisation
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CONDITIONS D'EXERCICES
- Travail en équipe
- Polyvalence sur les missions de secrétariat
- Travail au contact du public et des élus
- Appliquer les règles d'hygiène et de sécurité au travail
- Etre en possession du permis de conduire
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SAVOIR-FAIRE
- Maîtrise des outils informatiques (word, excel, powerpoint)
- Utilisation du publipostage
- Maîtrise de la messagerie Outlook
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SAVOIR-ETRE
- Discrétion
- Ponctualité
- Organisée
- Autonome
- Disponible notamment les soirs des conseils et les jours d'évènements
- Réactive