Assistant Admnistratif en Alternance H/F - Mul t Lock France
Assistant Admnistratif en Alternance H/F
Mul t Lock France · Villebon-sur-Yvette - 91 · Alternance
Les missions du poste
Mul T Lock est une société française et filiale d'Assa Abloy, leader mondial de la sécurité spécialisée dans la fabrication et la commercialisation de solutions de fermeture pour les acteurs du secteur industriel, institutionnel, commercial, résidentiel et automobile.
Mul-T-Lock France est une filiale du groupe ASSA ABLOY, leader mondial des solutions de verrouillage des accès. Spécialisée dans la conception, fabrication et distribution de systèmes de verrouillage haute sécurité, Mul-T-Lock propose des produits innovants destinés aux professionnels, distribués via des partenaires spécialisés, couvrant des secteurs stratégiques tels que la santé, l'automobile et les collectivités.
Implantée à Villebon-sur-Yvette (91), l'entreprise s'appuie sur une équipe dynamique et engagée, animée par des valeurs fortes : sécurité, innovation, qualité, et service client.
Notre objectif est d'offrir à nos partenaires des solutions fiables, durables et adaptées à leurs besoins quotidiens de sécurisation.
Sous la responsabilité de la responsable marketing, vous prenez en charge plusieurs projets.
Administration générale et coordination interne :
- Gérer le courrier entrant et sortant (réception, tri, envoi, suivi).
- Assurer le classement, l'archivage et l'organisation des documents (papier /serveur).
- Rédiger ou mettre en forme des courriers, mails et documents, administratifs
- Centraliser certaines demandes internes et assurer leur bon suivi.
Office Manager /Services Généraux :
- Gérer les commandes de fournitures et consommables (bureau, boissons, pharmacie...).
- Suivre le matériel et les équipements (imprimantes, machine à affranchir, consommables...).
- Coordonner certaines interventions ou besoins avec les prestataires / fournisseurs.
- Participer au suivi administratif de sujets liés au fonctionnement courant de l'entreprise.
- Vérification des factures ESAT. RSE (EcoVadis, rassembler les certifications, le DUE, rapports RSE...).
- Gestion des formations SST et EPI, autorisation électrique.
- Gestion des prestataires du bâtiment.
- Mise à jour, formalisation et amélioration de procédures internes.
- Participation ponctuelle à des projets. transverses (organisation, RH, outils de suivi, etc.)
Support administratif et suivi de gestion :
- Compiler les justificatifs et saisir les notes de frais.
- Gérer la flotte de véhicules (entrées/sorties, état des lieux , contraventions)
- Vérifier certaines factures (fournisseurs /sous-traitants) et assurer leur suivi administratif.
- Mise à jour des tableaux de suivi (commandes, dépenses courants, consommations...).
- Participer au suivi administratif de réservations (hôtels, déplacements) et de leur facturation.
Coordination des activités internes internes (formations / évènements /support équipes :
- Gérer l'administratif des formations (contrats, inscriptions, logistique, accueil des participants).
- Participer à l'organisation logistique d'évènements internes et externes.
- Répondre aux demandes simples des équipes commerciales (envoi de documentation, besoins ponctuels...).
- Assurer un support de coordination avec différents interlocuteurs internes /
externes.
Mul-T-Lock France est une filiale du groupe ASSA ABLOY, leader mondial des solutions de verrouillage des accès. Spécialisée dans la conception, fabrication et distribution de systèmes de verrouillage haute sécurité, Mul-T-Lock propose des produits innovants destinés aux professionnels, distribués via des partenaires spécialisés, couvrant des secteurs stratégiques tels que la santé, l'automobile et les collectivités.
Implantée à Villebon-sur-Yvette (91), l'entreprise s'appuie sur une équipe dynamique et engagée, animée par des valeurs fortes : sécurité, innovation, qualité, et service client.
Notre objectif est d'offrir à nos partenaires des solutions fiables, durables et adaptées à leurs besoins quotidiens de sécurisation.
Sous la responsabilité de la responsable marketing, vous prenez en charge plusieurs projets.
Administration générale et coordination interne :
- Gérer le courrier entrant et sortant (réception, tri, envoi, suivi).
- Assurer le classement, l'archivage et l'organisation des documents (papier /serveur).
- Rédiger ou mettre en forme des courriers, mails et documents, administratifs
- Centraliser certaines demandes internes et assurer leur bon suivi.
Office Manager /Services Généraux :
- Gérer les commandes de fournitures et consommables (bureau, boissons, pharmacie...).
- Suivre le matériel et les équipements (imprimantes, machine à affranchir, consommables...).
- Coordonner certaines interventions ou besoins avec les prestataires / fournisseurs.
- Participer au suivi administratif de sujets liés au fonctionnement courant de l'entreprise.
- Vérification des factures ESAT. RSE (EcoVadis, rassembler les certifications, le DUE, rapports RSE...).
- Gestion des formations SST et EPI, autorisation électrique.
- Gestion des prestataires du bâtiment.
- Mise à jour, formalisation et amélioration de procédures internes.
- Participation ponctuelle à des projets. transverses (organisation, RH, outils de suivi, etc.)
Support administratif et suivi de gestion :
- Compiler les justificatifs et saisir les notes de frais.
- Gérer la flotte de véhicules (entrées/sorties, état des lieux , contraventions)
- Vérifier certaines factures (fournisseurs /sous-traitants) et assurer leur suivi administratif.
- Mise à jour des tableaux de suivi (commandes, dépenses courants, consommations...).
- Participer au suivi administratif de réservations (hôtels, déplacements) et de leur facturation.
Coordination des activités internes internes (formations / évènements /support équipes :
- Gérer l'administratif des formations (contrats, inscriptions, logistique, accueil des participants).
- Participer à l'organisation logistique d'évènements internes et externes.
- Répondre aux demandes simples des équipes commerciales (envoi de documentation, besoins ponctuels...).
- Assurer un support de coordination avec différents interlocuteurs internes /
externes.
Le profil recherché
Experience: 24 Mois
Compétences: Législation sociale,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Réaliser des déclarations réglementaires
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Commerce de gros (commerce interentreprises) de quincaillerie
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Compétences: Législation sociale,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Réaliser des déclarations réglementaires
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Commerce de gros (commerce interentreprises) de quincaillerie
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
