Agent Administratif Polyvalent H/F - Amitie

PRESENTATION DE L'ETABLISSEMENT

Le Foyer Amitié, établissement géré par l'association PEP 41, intervient dans le champ de la protection de l'enfance. Il accompagne des adolescents et de jeunes adultes dans le cadre de différentes modalités d'accueil et d'accompagnement éducatif.

Dans le cadre de l'amélioration de son organisation et du fonctionnement de ses services, le Foyer Amitié recrute un(e) agent administratif polyvalent(e).

VOS MISSIONS

Rattaché(e) à la direction de l'établissement, vous intervenez en soutien de la comptable et de la secrétaire de direction. Vous contribuez au bon fonctionnement administratif de l'établissement et facilitez la circulation des documents et des informations entre les différents professionnels.
Votre activité vous amènera à travailler en lien avec différentes catégories professionnelles (personnels administratifs, éducatifs, encadrants et personnels des services généraux), ainsi qu'avec les différents services de l'établissement.

Vos principales missions seront les suivantes :

Soutien administratif et organisation documentaire
- Assurer le classement et l'archivage des documents, sur support papier et informatique.
- Identifier et organiser le rangement des documents dans les dossiers et répertoires appropriés.
- Réaliser des opérations de numérisation, de saisie et de mise en forme de documents.
- Préparer et mettre à jour différents dossiers et tableaux de suivi.
- Repérer les documents manquants et contribuer à la bonne tenue des dossiers administratifs.

Suivi des démarches et des demandes administratives
- Assurer le suivi de certaines demandes administratives.
- Effectuer les relances nécessaires auprès des interlocuteurs concernés.
- Veiller au retour des documents attendus et des pièces nécessaires à la constitution des dossiers.
- Signaler les éléments manquants et les démarches restant à effectuer.

Appui à la comptabilité et au secrétariat de direction
- Participer au tri et au classement des pièces comptables.
- Contribuer à la préparation et à l'organisation de dossiers administratifs.
- Réaliser diverses tâches administratives courantes en fonction des besoins.
- Apporter un soutien ponctuel à la gestion du courrier et des documents de direction.

Circulation de l'information et fonctionnement quotidien
- Assurer le relevé, le tri et la distribution du courrier.
- Faciliter la transmission des documents et des informations aux professionnels concernés.
- Participer à la circulation des informations administratives entre les différents services.
- Orienter les demandes vers les interlocuteurs appropriés.
- Contribuer à la gestion des fournitures et à l'organisation matérielle des activités administratives.
- Faciliter les échanges et les relations de travail entre les différentes catégories professionnelles de l'établissement.

PROFIL RECHERCHE

Vous disposez idéalement d'une première expérience dans le domaine administratif et maîtrisez les outils bureautiques courants.

Vous êtes reconnu(e) pour :
- Votre rigueur et votre sens de l'organisation.
- Votre capacité à gérer des tâches variées et à identifier les priorités.
- Votre autonomie et votre sens de l'initiative.
- Votre aisance relationnelle et votre capacité à travailler avec différents interlocuteurs et métiers.
- Votre capacité à vous adapter à des environnements professionnels et à des demandes variées.
- Votre discrétion et votre respect de la confidentialité.

Une bonne capacité d'adaptation, un sens du travail en équipe et un intérêt pour le secteur associatif et médico-social seront particulièrement appréciés.

CONDITIOS DU POSTE
Lieu de travail : Foyer Amitié - 19 rue de la Fontaine de Bury 41190 Valencisse.
Rémunération : Selon expérience et dispositions convention CNN66

Experience: 2 An(s)

Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Techniques de gestion administrative,Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Utiliser les outils numériques,Assurer la gestion administrative d'une activité,Accueillir, orienter, renseigner un public,Organiser l'accueil des visiteurs,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,"Aller vers" les professionnels,Capacité à échanger avec différents interlocuteurs,Orienter et faciliter les échanges

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Hébergement social pour enfants en difficultés

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Faire preuve de curiosité, d'ouverture d'esprit : Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.