Assistant de Direction - le Blanc-Mesnil H/F - Communes

Rattaché(e) à la direction du Cabinet, vous assistez et assurez les missions de secrétariat ainsi que les tâches administratives du Cabinet.

Activités techniques :
- Réaliser et mettre en forme les différents travaux bureautiques
- Assurer la gestion des moyens généraux à destination du cabinet et des élus (fournitures, bons de commande, notes de frais...)
- Assurer le secrétariat du Chef de Bureau du Cabinet (agenda, appels tel, classement, archivage, suivi de tableaux,...)
- assurer l'enregistrement et la diffusion du courrier
- Être en capacité d'alerter sa responsable en cas de courriers signalés, urgents, importants, et faire une "diffusion immédiate",
- Assurer un suivi administratif rigoureux, photocopies, classement, archivage de documents, ...,
- Être en capacité de faire des recherches de courriers du à partir des outils informatiques mis à disposition,
- Assurer l'accueil physique et téléphonique,
- Organiser et planifier des réunions,
- Suivi des parapheurs soumis à la signature du Président,
- Assurer le suivi des copies et l'archivage,

Activités spécifiques :
- Assurer le traitement de dossiers ponctuels
- Assurer l'interface avec les élus, l'administration, les administrés et les partenaires institutionnels

Savoirs
- Connaissance des collectivités territoriales et de son environnement professionnel
- Organisation et de gestion du temps de travail (gestion des priorités, des urgences et des imprévus)
- Technique d'organisation et classement des documents
- Maîtrise des outils bureautiques,(Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- Excellente orthographe, syntaxe et grammaire

Savoirs faire
- Sens de l'accueil du public (accueil physique et téléphonique)
- Utiliser les outils bureautiques
- Travail en transversalité
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers


Savoirs être
- Confidentialité et discrétion
- Polyvalence
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe,
- Capacité d'initiative, autonomie et rigueur,
- Très grande disponibilité
- Réactivité (respect des délais et priorisation des actions),