Secrétaire - Centre Médico-Social de Gray - Conseil Départemental de la Haute-Saône H/F - Conseils départementaux
Les missions du poste
Le/la secrétaire assure l'accueil physique et téléphonique des usagers du service social, des assistants familiaux, des professionnels d'autres directions du Département et des partenaires.
Il/elle assure à l'assistance administrative: instruction et gestion des procédures spécifiques, mise en oeuvre des orientations de la collectivité.
MISSION D'ACCUEIL
* Accueil physique et téléphonique des usagers du service social et partenaires;
* Décryptage des demandes, réponses de 1er niveau, orientation;
* Organisation des rendez-vous et des plannings;
* Mise à jour de la base référents, partenaires et dispositifs.
ASSISTANCE ADMINISTRATIVE
* Rédaction de courriers, mise en forme selon les chartes graphiques, reproduction, relecture;
* Renfort ponctuel des autres secrétariats;
* Classement et archivage;
* Participation aux réunions de service et autres réunions internes en fonction des besoins liés au poste;
* Déplacements (poste, garage, autres) ;
* Accueil des stagiaires.
CONDITIONS ET CONTRAINTES D'EXERCICE :
* Moyens mis à disposition: bureau de travail, matériel informatique, bureautique et téléphonique (casque), véhicule de service;
* Accès à la formation professionnelle;
* Respect du secret professionnel.
* Prestations sociales:
\- Participation à la prévoyance et à la mutuelle santé (contrat labellisé) ;
\- Adhésion au CNAS ;
\- Titre restaurant avec participation employeur.
* RIFSEEP + CIA «sous réserve de la réalisation des objectifs fixés».
Le profil recherché
COMPETENCES ADMINISTRATIVES
* Maitrise de l'outil informatique (Pack office) afin d'actualiser les données et leur suivi;
* Traiter le courrier et les messages papiers et électroniques;
* Gérer le flux, la diffusion, la mise à jour des informations et des documents ou déclarations imposés par les dispositions légales ou réglementaires.
* Connaissance des règles d'accès aux documents administratifs et des règles relatives à la loi informatique et liberté (RGPD);
* Connaissance des procédures relatives aux dispositifs suivis;
* Discrétion, respect du secret professionnel;
* Rigueur et sens de l'organisation;
* Réactualiser ses connaissances et compétences par des actions de formation.
COMPETENCES RELATIONNELLES
* Sens de l'accueil, de l'écoute, notamment auprès des personnes en souffrance;
* Compréhension générale, évaluation rapide des situations et gestion des situations urgentes, agressives ou hors normes;
* Repérage des comportements à risque, mise en oeuvre de mesures appropriées en situation d'urgence;
* Esprit d'équipe et travail en équipe;
* Prise de distance par rapport aux situations difficiles des usagers;
* Adaptation de son mode de communication au public concerné.