Agent d'Accueil et Secretaire des Elus - Mairie de Lèves H/F - Communes

Au sein de la mairie, vous assurez une double mission : accueillir et orienter les usagers le matin, puis accompagner le maire et les élus dans leur activité administrative l'après-midi. Vous travaillez sous l'autorité hiérarchique de la chargée de communication, en lien avec le directeur général des services et, pour le secrétariat des élus, en relation fonctionnelle avec le maire et les élus.

Accueil et démarches de proximité (8 h 30 - 12 h)

- Accueillir, renseigner et orienter les administrés, physiquement et par téléphone, avec professionnalisme et bienveillance.
- Assurer le suivi de la messagerie d'accueil, de la messagerie vocale et la transmission des sollicitations aux services compétents.
- Accompagner les démarches administratives courantes : recensement citoyen, carte Sésame, attestations d'accueil, formulaires Cerfa, vignettes de stationnement.
- Actualiser l'affichage municipal et signaler les dysfonctionnements techniques aux interlocuteurs concernés.
- Soutien auprès des agents de la collectivité (mise sous enveloppe, pliage/comptage de documents, etc.).
Secrétariat du maire et des élus (après-midi)
- Organiser les agendas, rendez-vous, réunions et déplacements du maire et des élus.
- Assurer le suivi de la messagerie du maire, préparer les dossiers et coordonner les échanges avec les partenaires institutionnels.
- Rédiger, mettre en forme et suivre les courriers et documents, dans le respect des circuits de validation.
- Enregistrer, orienter et suivre les demandes adressées aux élus ; préparer les réponses en lien avec les services et après validation lorsque nécessaire.
- Classer et archiver les dossiers, suivre les fournitures et apporter ponctuellement un appui administratif aux autres services.

- Formation de niveau Bac à Bac +2 souhaitée et/ou expérience significative en accueil, secrétariat ou gestion administrative.
- Excellente expression orale et écrite, orthographe soignée et maîtrise des outils bureautiques, de messagerie et d'agenda.
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales appréciée.
- Sens de l'organisation, gestion des priorités, autonomie, réactivité et capacité à travailler en équipe.
- Qualités relationnelles, neutralité, discrétion professionnelle et respect strict de la confidentialité.