Assistant de Direction H/F - Formation Dom

Implanté en Guyane depuis plus de 20 ans, notre centre de formation professionnelle pour adultes accompagne les entreprises, les salariés et les demandeurs d'emploi dans le développement de leurs compétences.
Vos missions
Rattaché(e) à la Direction générale, vous assurez le pilotage opérationnel du centre, de la préparation des actions de formation jusqu'à leur clôture. Vous coordonnez les équipes, garantissez le respect des engagements et participez activement au développement de la structure.

1. Pilotage des formations et des marchés
Superviser la planification, l'organisation et le lancement des formations.
Coordonner les moyens humains, pédagogiques et matériels.
Accompagner le suivi des candidats, des présences, des stages et des parcours.
Garantir le respect des délais, des engagements contractuels et la bonne clôture des actions.
Superviser la préparation des bilans et des dossiers de facturation.
Superviser l'organisation des examens et certifications, dans le respect des procédures réglementaires.

2. Relations clients, financeurs et partenaires
Être l'interlocuteur opérationnel des clients, financeurs et partenaires institutionnels.
Organiser et animer les réunions de lancement, de suivi et de bilan.
Anticiper les difficultés et proposer des solutions adaptées.

3. Qualité et amélioration continue
Piloter la démarche qualité et le respect des exigences Qualiopi.
Préparer les audits et suivre les actions correctives.
Améliorer les procédures, les outils et les pratiques internes.
Superviser le traitement des réclamations et la veille réglementaire.
Assurer le suivi de l'accessibilité des formations et de l'accompagnement des personnes en situation de handicap.

4. Management et coordination des équipes
Organiser et superviser les activités des équipes administratives.
Accompagner la coordinatrice de formation et faciliter les échanges avec les équipes pédagogiques.
Définir les priorités, répartir les responsabilités et suivre les échéances.
Favoriser l'autonomie, la coopération et la montée en compétences des collaborateurs.
Identifier les difficultés organisationnelles et mettre en oeuvre des solutions concrètes.

5. Ressources humaines et organisation
Participer aux recrutements et à l'intégration des collaborateurs.
Coordonner le suivi administratif RH avec les prestataires concernés.
Organiser le développement des compétences et les formations internes.
En soutien de la direction, contribuer à l'application des procédures, règles internes et la gestion des situations individuelles.

6. Moyens généraux et événements
Superviser les contrats, les prestataires et les moyens matériels.
Veiller à la disponibilité des locaux, équipements et véhicules.
Coordonner les événements professionnels et les actions de communication interne.

7. Reporting et appui à la direction
Présenter des synthèses régulières et proposer des actions correctives.
Participer aux réflexions et décisions organisationnelles et stratégiques.

Vous justifiez d'une expérience significative en coordination, management opérationnel ou direction de service, idéalement dans la formation professionnelle.

Vos principales qualités :
Organisation, rigueur et anticipation.
Leadership, autonomie et esprit d'initiative.
Aisance relationnelle et capacité à fédérer les équipes.
Gestion de projets et prise de décision.
Discrétion, fiabilité et sens des responsabilités.
Force de proposition et accompagnement du changement.

Nous recherchons une personne impliquée, pragmatique et force de proposition, souhaitant s'investir durablement dans une structure à taille humaine, en étroite collaboration avec la direction.

Pourquoi nous rejoindre ?
Un poste transversal offrant autonomie, responsabilités et participation aux décisions, au sein d'une entreprise en développement où vous pourrez contribuer activement à son organisation et à son évolution.

Experience: 3 An(s)

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Animer, coordonner une équipe,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Assurer la gestion administrative d'une activité,Contrôler la conformité des procédures internes,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Planifier et organiser des réunions,Réaliser une veille documentaire,Rédiger un compte rendu de réunion,Relayer de l'information,Représenter et mettre en valeur l'image de l'entreprise,Utiliser les outils numériques

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.