Chargé de Mission Assistant de Direction au Cabinet du Préfet H/F - Prefecture de l'Yonne

GROUPE RIFSEEP : 1

Vos activités principales:
1- Chargée de mission auprès du cabinet du préfet
- Appui opérationnel auprès du chef du bureau de la représentation de l'État et de la communication interministérielle et de son adjoint, suivi des commandes des autorités
- soutien logistique et opérationnel lors des visites officielles (envoi des invitations, gestion des réponses, mise à jour hebdomadaire de l'application SEDEM, etc.)
- soutien logistique et opérationnel lors des cérémonies et évènements (voeux du préfet aux personnalités, au personnel, gestion des médailles de la préfecture, etc.)
- centralisation des demandes du cabinet auprès des membres du corps préfectoral à Auxerre
- attribution des tâches à effectuer par l'huissier, contrôle des réalisations et aide ponctuelle opérationnelle
- soutien logistique lors de l'accueil de nouveaux agents et de stagiaires au cabinet du préfet
- appui à la mise à jour du répertoire national des élus
2- Gestion du pôle technique du cabinet, par délégation du chef du BRECI
- Gestion opérationnelle et autonome du pool des chauffeurs
- Organisation des déplacements des membres du corps préfectoral à Auxerre, élaboration du planning hebdomadaire des chauffeurs du corps préfectoral de la préfecture et organisation des missions annexes (entretien des résidences et jardins, courses diverses)
- gestion des congés, des astreintes & heures supplémentaires et des notes de frais des chauffeurs
3 - Gestion du budget du cabinet du préfet
- suivi et contrôle du budget, en particulier les frais de représentation, des résidences préfectorales et du BOP 349 dédié à la communication
4- Animation de la vie du cabinet du préfet
- suivi de la mise en oeuvre des priorités définies par le préfet et le directeur de cabinet
- rôle de coordination entre les agents du cabinet en lien avec les commandes reçues
- suivi et mise à jour des congés des agents du cabinet
5 - Gestion des plannings des permanences et congés/absences hors département du corps préfectoral
- élaboration du planning prévisionnel en veillant au respect des règles, contrôle des demandes de congés avant validation par le préfet
6 - Secrétariat du directeur de cabinet du préfet
- organisation des déplacements
- participation aux réunions hebdomadaires agenda du préfet
- assurer l'intérim des assistantes des autorités
- organisation de l'agenda, des réunions, déjeuners de travail et évènements, et des déplacements du directeur de cabinet
- accueil téléphonique et physique
Votre environnement professionnel
Activités du service :
Cabinet du préfet
Composition et effectifs du service :
1 agent de catégorie B
Liaisons hiérarchiques :
Le directeur de cabinet
Le préfet
Liaisons fonctionnelles :
Interne:
- l'ensemble des personnels de la préfecture et des sous-préfectures
- membres du corps préfectoral

Externe:
- Élus
- Parlementaires
- Services déconcentrés
- Services de police et gendarmerie
- Procureurs
- Ministère

Spécificités du poste / contraintes / sujétions
- Qualités relationnelles (communication et adaptabilité, sens du protocole et de la diplomatie) ;
- Qualités rédactionnelles (notamment maîtrise rigoureuse de l'orthographe et de la syntaxe) ;
- Capacité à coordonner des acteurs multiples (grands élus, directeurs et chefs de service de l'État, élus locaux, institutionnels, FSI, acteurs économiques...) ;
- Disponibilité (contraintes horaires), très bonne présentation (proximité d'autorités), discrétion et respect absolu de la confidentialité (habilitation secret-défense), réactivité et proactivité ;
- Bonnes connaissances informatiques (Logiciels OpenOffice + systèmes de visioconférence).
Qui contacter ?
- le pôle des ressources humaines: ****@****.**
Date limite de dépôt des candidatures :
Liste des pièces requises pour déposer une candidature: Voir le formulaire unique de
demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/mediasdocuments/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf