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assistant administratif (h/f) CDI

assistant administratif (h/f)

HelloWork  vous propose une offre de espace cloture

Fenouillet (31)

Publiée le 20/10/2021

CDI

Référence:35707353

Description du poste :

ESPACE CLOTURE, filiale du Groupe DIRICKX, est le spécialiste de la vente et de l'installation de clôtures, portails et contrôles d'accès pour les sites industriels, administrations et collectivités, entreprises de TP/Bâtiments, ...

ESPACE CLOTURE, filiale du Groupe DIRICKX, est le spécialiste de la vente et de l'installation de clôtures, portails et contrôles d'accès pour les sites industriels, administrations et collectivités, entreprises de TP/Bâtiments...

Sous la responsabilité du Responsable de Filiale, vous aurez pour principale mission de gérer le suivi administratif interne de l'agence et les projets transverses de la Société.

Vos activités principales s'articuleront autour de :
- Gestion travaux agence :.

Analyser les cahiers des charges (CCAP...),

Etablir les documents administratifs chantier (DC 4, PPSPS, DOE, S/T...),

Réaliser les contrats de sous-traitance, de compétence et de capacité...,

Réceptionner et effectuer le rapprochement des BR/factures fournisseurs et prestataires,

En collaboration avec le Service travaux, assurer l'établissement de la facturation clients,

Réaliser les cautions bancaires et établir le DGD

Assister le service travaux en matière de contrôles règlementaires des matériels / engins chantier,

Contrôler et envoyer les notes de frais des techniciens de pose et du service travaux ; gérer les cartes "affaire".

Vérifier et assurer la tenue et la fiabilité des tableaux de bords et des documents relatifs à l'activité chantier de l'agence,

Participer activement à la tenue des stocks et aux actions d'améliorations de la rentabilité de l'activité chantier.
- Recouvrement Société :.

Collecter les informations comptables et financières du client (notamment la solvabilité),

Mettre à jour la base de données clients interne,

Suivre l'évolution/ l'avancé des compte client,

Gérer des éléments administratifs concernant le compte client,

Analyser le compte client,

Réaliser les encaissements des règlements,

Limiter les retards par la pre-relance,

Préparer les actions de relance,

Relancer le client,

Négocier une promesse de paiements et un échéancier,

En collaboration avec les services dédiés, préparer l'action de recouvrement contentieuse

Garantir la rapidité de communication des éléments nécessaires au bon recouvrement des créances,
- Gestion administrative de l'agence :.

Participer à l'accueil téléphonique,

Assurer la réception et l'envoi du courrier,

Transmission des éléments variables nécessaires à l'établissement de la paie,

Réaliser les différentes démarches administratives nécessaires au bon fonctionnement de l'agence (rédaction de courriers, envoi documentation auprès des architectes, BE, entreprises, administrations...)

Gérer les commandes de fournitures de bureau,

Gérer les prestations de maintenance des locaux (électricité, sécurité incendie, nettoyage, informatique...),
- Expérience professionnelle : 5 ans dans secteur TP/Bâtiment.
- Diplômes : Bac +2 type Assistant Gestion PME / PMI.
- Maîtriser les outils informatiques et les logiciels comptable / recouvrement.
- Maîtriser les normes et réglementations administratives (publiques, privées et grands comptes) du secteur BTP en vigueur.

Sous la responsabilité du Responsable de Filiale, vous aurez pour principale mission de gérer le suivi administratif interne de l'agence et les projets transverses de la Société.

Vos activités principales s'articuleront autour de :

- Gestion travaux agence :

Analyser les cahiers des charges (CCAP...),

Etablir les documents administratifs chantier (DC 4, PPSPS, DOE, S/T, ...),

Réaliser les contrats de sous-traitance, de compétence et de capacité ...,

Réceptionner et effectuer le rapprochement des BR/factures fournisseurs et prestataires,

En collaboration avec le Service travaux, assurer l'établissement de la facturation clients,

Réaliser les cautions bancaires et établir le DGD

Assister le service travaux en matière de contrôles règlementaires des matériels / engins chantier,

Contrôler et envoyer les notes de frais des techniciens de pose et du service travaux ; gérer les cartes "affaire".

Vérifier et assurer la tenue et la fiabilité des tableaux de bords et des documents relatifs à l'activité chantier de l'agence,

Participer activement à la tenue des stocks et aux actions d'améliorations de la rentabilité de l'activité chantier.

- Recouvrement Société :

Collecter les informations comptables et financières du client (notamment la solvabilité),

Mettre à jour la base de données clients interne,

Suivre l'évolution/ l'avancé des compte client,

Gérer des éléments administratifs concernant le compte client,

Analyser le compte client,

Réaliser les encaissements des règlements,

Limiter les retards par la pre-relance,

Préparer les actions de relance,

Relancer le client,

Négocier une promesse de paiements et un échéancier,

En collaboration avec les services dédiés, préparer l'action de recouvrement contentieuse

Garantir la rapidité de communication des éléments nécessaires au bon recouvrement des créances,

- Gestion administrative de l'agence :

Participer à l'accueil téléphonique,

Assurer la réception et l'envoi du courrier,

Transmission des éléments variables nécessaires à l'établissement de la paie,

Réaliser les différentes démarches administratives nécessaires au bon fonctionnement de l'agence (rédaction de courriers, envoi documentation auprès des architectes, BE, entreprises, administrations...)

Gérer les commandes de fournitures de bureau,

Gérer les prestations de maintenance des locaux (électricité, sécurité incendie, nettoyage, informatique...),

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