chargé / chargée d'accueil admistratif (h/f)
Pole emploi
Nice (06)
Publiée le 05/12/2023
CDI
Description du poste :
Notre pôle Accueil en entreprise recherche un(e) chargé(e) d'accueil pour un site à Nice Arénas :
- Accueil, orientation, contrôle sécurisé des entrées et sorties des visiteurs
- Réception des appels entrants et transfert vers le correspondant final, prise de messages
- Gestion des clefs d'accès à certains locaux et équipements
- Traitement du courrier reçu et envoyé, réception et gestion des colis
- Tenue de registres
- Commande de taxis ou autres prestations
- Réservation de salles de réunions
- Réception de plis dans le cadre des appels d'offres, accueil et orientation de prestataires intervenant dans les locaux, réception d'actes d'huissiers, etc
- Réservation de voyages pour le compte des salariés auprès du prestataire désigné
- Tenue et transmission de statistiques concernant les tâches récurrentes (nb d'appels reçus, nombre de visiteurs, etc )
- Tâches ponctuelles : numérisation, archivage, saisie numérique de documents
Horaire : de 8h45 à 12h30 et de 14h à 17h15 soit 35.h/semaine
Profil :
- Expérience professionnelle du métier d'agent d'accueil, 2 ans minimum
- Niveau de connaissance professionnelle en matière de bureautique
- Maîtrise du Pack Office
- Niveau Bac Bac+ 2 diplôme en lien avec l'accueil et le secrétariat
- Capacité à communiquer verbalement et par écrit dans un style soutenu
- Capacité rédactionnelle
- Capacité à adopter un comportement positif disponibilité et sens du service, écoute
active, gestion du stress, maîtrise des situations délicates ou difficiles
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Aisance relationnelle, courtoisie
- Discrétion et confidentialité
- Priorisation et pro activité
- Adaptation aux différents interlocuteurs et réactivité
Profil recherché :
Qualités Professionnelles :
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Compétences obligatoires :
Assurer un accueil téléphonique
Identifier, traiter une demande client
Transmettre de l'information
Compétences souhaitées :
Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
Réaliser des travaux de reprographie
Faciliter la résolution de questions et démarches administratives
Accueillir, orienter, informer une personne
Utiliser les outils bureautiques
Établir, mettre à jour un dossier, une base de données