secrétaire (h/f)
Pole emploi vous propose une offre de MAISON DE SANTE PROTESTANTE
Nîmes (30)
Publiée le 21/12/2023
CDI
Description du poste :
1/ Activité de secrétaire (80% du temps de travail)
Mission de secrétariat sur le site
- Accueil physique et téléphonique
- Prise des appels entrants et redirection instantanée et différée, suivi de la messagerie téléphonique
- Suivi des dotations cuisines journalières communication aux personnes devant en être informées.
- Traitement du courrier pour les différents services
- Suivi des interventions des prestataires coiffure, pédicure, esthéticienne (prise de RDV préparation des listes de résidents via l'outil Netsoins et transmission de la facture au DA, suivi des intervenants dans le cadre de la Qualité de Vie au Travail
- Remise de chèques
- Préparation du petit dossier d'entrée du résident (compléter le contrat de séjour, préparation du classeur en vue de la classification des informations médicales, notification de la prise d'un coffre + location d'un téléphone le cas échant pour la facturation, état des lieux de la chambre du résident) à transmettre au bureau des entrées
- Préparation de la Plaque de porte du résident et inscription familles sur familizz
- Suivi de la Caisse (entrée et sortie d'argent, comptage de la caisse en fin de mois, Procès-verbal)
- Convocation avec Ordre du jour, collation et préparation de la salle puis Réalisation des comptes rendus des CVS + commission restauration et animation
- Mise à jour des affichages transmis par la direction, cuisine
- Gestion des fournitures du service et matériels de bureau
- Commandes « hôtellerie » et des produits d'hygiène
- Accueil des demandes de personnes se présentant physiquement sur le site de façon spontanée, renseignement de la fiche contact et transmission du dossier d'admission au bureau des entrées
- Préparation des honoraires médecins libéraux le cas échéant
- Autres tâches de secrétariat transmises par le DA
- Classement des factures, bons de livraison et d'intervention
- Distribution des courriers des résidents
- Suivi des courriers entrant et sortants
- Réalisation de comptes rendus de réunion de l'établissement
- Suivi des réservations des salles de l'établissement
- Suivi des repas accompagnants et de leur facturation
- Participation au Suivi du cahier sanitaire du registre de sécurité de l'Etablissement
- Edition de listings résidents en conformité à la démarche qualité
Assistance du Directeur Adjoint pour les plannings
Prises des disponibilités des CDD pour le mois à venir
Envoi des demandes Permuteo
Passage des appels téléphoniques auprès des salariés
Impression et affichage des plannings
2/ Activité de secrétaire médicale (20%)
Missions relatives au rendez-vous
- Prise de rendez-vous : consultations médicales (spécialistes, radio, dentaires, etc )/ Réservation des transports
- Programmation des rendez-vous sous Netsoins ;
- Préparation des documents nécessaires ;
- Prévenir les familles du rendez-vous ;
- Regrouper les dossiers de rendez-vous de la semaine dans une bannette dédiée.
Missions relatives aux Admissions :
- Saisie des données administratives sous NETSOINS ;
- Constitution du classeur « Résident » ;
- Classement des documents et mise à jour régulière des dossiers résidents ;
- Gestion sur NETSOINS des mouvements des résidents (entrée, sortie, décès).
Missions relative au lien avec les laboratoires :
- Programmation des bilans sanguins, ECBU, (en fonctions des organisations définies avec les laboratoires)
Classement de documents divers et variés dans les dossiers de soins
Aide à la saisie des PVI dans Netsoins
Profil recherché :
Qualités Professionnelles :
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Compétences souhaitées :
Gestion administrative du courrier
Planifier des rendez-vous
Classer des documents
Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
Formations obligatoires :
Bac ou équivalent
