Secrétaire 50% - Centre de Formation d'Assistant de Régulation Médicale H/F - Fédération Hospitalière de France

Descriptif
Environnement et contexte de travail :

Métier de rattachement :Secrétaire

Grade : Adjoint administratif

Secteur d affectation :Centre de Formation d Assistant de Régulation (CFARM)

Quotité de temps de travail : 50%

Mission et compétences :

Mission principale : Secrétariat de la formation d assistant de régulation médicale

Compétences : Relationnelles confirmées, Gestion administrative, Gestion financière

Activités principales :

Organisation des épreuves de sélection pour les élèves ARM :
- Mise à disposition des dossiers dinscription demandés
- Réception des dossiers : vérification de la conformité du dossier dinscription, saisie informatique des données
- Convocations aux épreuves de sélection
- Suivi des émargements et des absences
- Renvoi des dossiers non retenus
- Envois des courriers dadmission en formation

Formation au Diplôme dassistant de régulation médicale (DARM) :
- 1 à 2 promotions délèves par an (25 élèves) :
- la première de janvier à novembre
- la seconde de septembre à juillet

Préparation avant lentrée des élèves :
- Gestion des contrats de formation
- Réalisation des badges des élèves, du trombinoscope des promotions ARM
- Réalisation des attestations : dentrée en formation, de présences mensuelles, de présences journalières
- Gestion des dossiers administratifs des élèves

Stages :
- Conventions de stages hospitaliers et professionnels (tous les ans en début dannée)
- Courriers dannonces aux terrains de stage (stages extérieurs et CHU de LILLE)
- Préparation des attestations de présence en stage et des fiches de compétence

Participation à lorganisation pédagogique :
- Vérification et traçabilité des fiches dévaluation de stage, des attestations de présence en stages hospitaliers et professionnels
- Préparation des documents pour le jury plénier : vérification de la présence de lensemble des documents requis
- Gestion administrative des instances et rédaction des comptes-rendus

Gestion budgétaire :
- Facturation via lapplication GEF
- Gestion des dossiers administratifs en relation avec les organismes financeurs : pôle emploi, mission locale, Conseil Régional, OPCO, DRH des établissements de santé
- Information téléphonique sur les modalités dorganisation des formations et leur financement auprès des différents publics
- Réalisation individualisée des contrats de formation en fonction des partenaires financeurs

Saisie informatique :
- Réponses aux enquêtes des tutelles et organismes partenaires
- Traçabilité et archivage des enquêtes de satisfaction en fin de formation

Autres :
- Gestion des archives de son secteur dactivité selon les procédures institutionnelles
- Photocopies : documents administratifs, règlement intérieur, supports de cours des élèves et stagiaires,
- Communication extérieure : courriers et courriels diffusés pour la promotion dactions ponctuelles de formation et de formations continues des ARM
- Enregistrement de données dans différents logiciels spécifiques à la formation

Missions transversales :
- Remplacement ponctuel au secrétariat de lIFA
- Démarche qualité et certification de la CGFRP, déclinaison au CFARM

Profil recherché :

Savoir-Faire :
- Maîtrise de la syntaxe, de lorthographe et de la grammaire
- Aisance dans toutes les formes de communication
- Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, PowerPoint, Outlook
- Sens de lorganisation et des responsabilités
- Rigueur dans la gestion administrative et financière
- Sens du travail en équipe
- Accueil physique et téléphonique
- Discrétion
- Dynamisme, disponibilité
- Capacités dinitiative, esprit de synthèse

Savoir-Faire Relationnels :
- Sens du rendre compte
- Rigueur
- Dynamisme
- Capacité d observation et d analyse rapide
- Esprit d équipe et disponibilité
- Maîtrise de soi et discrétion

Expérience professionnelle souhaitée :

Une expérience professionnelle dans le domaine du secrétariat, notamment dans l accueil du public est souhaitée et de la maîtrise des outils bureautique.