Office Manager H/F - Pôle Emploi

L'Office Manager est responsable de la gestion administrative, logistique et organisationnelle de l'entreprise. Il/elle veille au bon fonctionnement du bureau et assure un environnement de travail optimal pour les collaborateurs.

Administration et gestion du bureau :
- Assurer la gestion administrative générale (courrier, documents légaux, archivage).
- Gérer les contrats et relations avec les fournisseurs (fournitures, prestataires, maintenance).
- Suivre les stocks et commandes de fournitures.
Support RH et gestion du personnel :
- Gérer l'administration du personnel (contrats, congés, absences).
- Participer à la gestion de la paie et transmettre les éléments variables aux services concernés.
Gestion financière et comptable :
- Suivre les factures, notes de frais et paiements fournisseurs.
- Gérer les budgets liés aux frais de fonctionnement du bureau.
- Collaborer avec le service comptable pour le suivi des dépenses et justificatifs.
- Gestion fine du poste client : Suivi du Factor et des Banques,
Organisation et coordination interne :
- Assurer une communication interne fluide et efficace.
- Mettre en place et optimiser les outils et process de gestion.
Support aux équipes :
- Assister la direction dans la gestion des plannings et rendez-vous.
- Apporter un support logistique et administratif aux différents départements.
Savoir-faire et Savoir-être :
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, Google Suite, logiciels de gestion).
- Bonne connaissance en gestion administrative et comptabilité de base.
- Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle et à respecter les délais.
- Connaissance en droit du travail et administration du personnel (un plus).
- Sens de l'organisation et rigueur.
- Proactivité et autonomie.
- Excellentes compétences relationnelles et esprit d'équipe.
- Discrétion et confidentialité.
- Polyvalence et capacité d'adaptation.
Formation et expérience
- Formation Bac +2 à Bac +5 en gestion, administration, RH ou équivalent.
- Expérience de 2 à 5 ans en Office Management, assistanat de direction ou gestion administrative.
- Utilisation de Sage 100 est un plus

Experience : 2 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Réparation de produits électroniques grand public

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.