Secrétaire de Département H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Description du poste

Missions
- Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité
- Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information
- Informer et orienter, dans leurs démarches, les usagers du département (enseignants, vacataires et fournisseurs en particulier)

Activités principales
- Assister administrativement le.la directeur.rice du département (secrétariat, organisation des conseils, compte rendus, organisation des sorties pédagogiques, ordres de missions, assistance à l'élaboration du budget, etc.)
- Suivre et mettre à jour les services d'enseignement (au travers des outils Cocktail (Pêche)) dans le respect des maquettes votées
- Vérifier et valider les dossiers de recrutement des vacataires d'enseignement pour transmission au service ressources humaines sur une application dédiée (evacataires)
- Assurer le suivi financier du budget du département (de l'engagement au service fait)
- Assurer le suivi des dossiers de frais de de déplacement : recueil des justificatifs de frais et contrôle avant envoi au service financier
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, attestations, comptes rendus, etc.) et les diffuser
- Suivre et assurer la mise en place des sorties pédagogiques
- Participer à la mise à jour du site internet institutionnel de l'université
- Participer à d'autres activités de la DEVE à certaines périodes

Profil recherché

Niveau de diplôme requis : aucun (niveau BEP / CAP - Bac souhaité)

Expérience professionnelle : débutant/confirmé accepté

La connaissance des outils spécifiques (suite Cocktail) serait un plus