Gestionnaire Administratif en Charge de la Mobilité Internationale H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

MISSION PRINCIPALE :

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique du responsable de service et en lien avec le Délégué aux relations internationales, le/la gestionnaire en charge de la mobilité internationale aura pour mission principale la gestion des mobilités internationales sortantes.

ACTIVITES PRINCIPALES :

1 - Contrôler les données, classer les pieces justificatives :

· Contrôler les demandes de financement dématérialisées dans le respect des critères determinés.

· Contrôler la complétude des dossiers et des pièces justificatives en début et fin de mobilité internationale, effectuer les relances.

· Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables.

2 - Suivre les dossiers de mobilité internationale :

· Participer à la gestion des dossiers de mobilités internationales : saisie et mise à jour des données à partir des interfaces (MOVEON, BENEFICIARY Module...).

· Alimenter, mettre à jour des documents d'information liés à la mobilité internationale sur les plateformes dédiées.

· Assurer le secrétariat des réunions avec les écoles de la Fédération Gay Lussac.

3 - Soutenir les missions de scolarité

· Appui administratif aux missions du délégué Relations internationals.

· Participer à l'accueil et à l'orientation des usagers en fonction de leurs besoins.

· Prendre en charge la gestion et le suivi des stages durant les pics d'activités.

· Participer à la campagne des inscriptions administratives.

· Participer aux opérations de logistique du service (examens, archivage...).

Connaissances transversales requises :

Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche.
· Connaissance du système éducatif français.

Connaissance de l'environnement professionnel (environnement institutionnel et politique, organisation des écoles d'ingénieurs, connaissances des partenaires institutionnels, etc).
· Connaissance souhaitée des dispositifs de financement des mobilités internationales
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· Connaissance souhaitée des règles de gestion financière publique

· Savoir se situer dans le système particulier d'une grande école de l'enseignement supérieur au plan international.

· Maîtriser la langue anglaise : lu, parlé et écrit.

Savoir-faire :

· Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches dans le respect des calendriers.

· Savoir traiter, vérifier, organiser et classer l'information

· Capacité à définir des indicateurs de suivi et à analyser les résultats.

· Maîtrise des techniques de communication écrite et orale.

· Savoir rendre compte des activités.

· Gérer les situations d'urgence.

· Rédiger des procédures, et documents techniques.

· Bonne maîtrise de l'outil informatique : logiciels bureautiques et logiciels spécifiques APOGEE, MOVEON, HYPERPLANNING, Business Object.

Savoir être :

· Qualités relationnelles et sens du travail en équipe.

· Rigueur, fiabilité, sens de l'organisation, sens de l'initiative.

· Réactivité et dynamisme.

· Capacité d'écoute, disponibilité.

Sens du service public.
Forte capacité d'adaptation, aptitude à évoluer dans un environnement professionnel en constante évolution, tant sur le plan pédagogique que règlementaire.