Responsable Adjoint du Secrétariat Général - Mairie de Magny-Les-Hameaux H/F - Fonction publique Territoriale

Rattaché(e) à la Direction Générale, et placé(e) sous l'autorité de la responsable du Secrétariat Général, vos principales missions seront :

- Accueil physique et téléphonique du Secrétariat Général
- Gestion de l'agenda du Maire et organisation des réunions des autres élus
- Participation à la préparation et au suivi du Conseil Municipal
- Participation à la gestion des autres actes administratifs (décisions, arrêtés)
- Assurer et suivre la publicité des actes administratifs et tenue des registres relevant du Secrétariat Général
- Participation à la gestion/coordination de la reliure des actes administratifs des services
- Traitement du courrier entrant : tri, orientation, diffusion
- Travaux de secrétariat : rédaction, mise en forme, vérification des documents et des notes, frappe de courriers, classement et suivi des dossiers, archivage
- Gestion et suivi de la GRC (Gestion Relation Citoyenne)
- Transmission des demandes des administrés faites à Monsieur le Maire aux services et suivi
- Organisation des dossiers protocolaires
- Participation aux élections : préparation du scrutin, procès-verbaux, secrétaire d'un bureau de vote, vérification des résultats en bureau centralisateur
- En l'absence de la responsable du Secrétariat ou en cas de besoin, vous assurez l'intérim et notamment les convocations aux commissions municipales et comités consultatifs.

Titulaire d'un diplôme de niveau 5 (Bac +2)
Connaissances du fonctionnement de la Fonction publique territoriale et maîtrise des procédures administratives de la gestion du Conseil Municipal
Expérience souhaitée
Maîtrise des outils informatiques (Excel, Word, Power Point) exigée.
Aptitudes à utiliser des logiciels de traitement des actes administratifs et des courriers.
Maîtrise parfaite de l'orthographe, de la grammaire et de la syntaxe ainsi que des techniques de secrétariat.
Qualités requises :
o Rigueur, organisation, esprit d'équipe et réactivité
o Qualités rédactionnelles et de communication- Sens de l'accueil
o Appliquer les obligations de réserve, de confidentialité et de discrétion professionnelle absolue
o Être en mesure de prendre des initiatives
poste à pourvoir au 15/02/2025