Assistant de Gestion du Laboratoire de Recherche Universitaire H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Mission :

Assistance et gestion administrative du laboratoire de recherche BONHEURS, du TECHSOLAB et de la Maison des Sciences Humaines et Sociales
Participation à la mise en place de projets communs entre la MSHS et les chercheurs, les laboratoires, la Bibliothèque Universitaire, la Direction de la Recherche, le collège doctoral et le service communication.

Activités principales

Assistance et gestion administrative :

Accueillir et renseigner les usagers (chercheurs permanents et chercheurs invités, doctorants et post-doctorant)
Participer au suivi des dossiers administratifs (demandes de moyens, enquêtes, règlements et procédures qualité, dossiers de recrutement, etc.)
Assurer le secrétariat courant du laboratoire BONHEURS et de la MSHS : rédaction et diffusion de notes et compte-rendus, réalisation de documents, suivi des publications des laboratoires, envoi des convocations aux réunions des organes de gouvernance (comité de pilotage, conseil scientifique), réservation des salles
Participer à l'organisation de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques...) : organisation logistique et matérielle

Gestion financière :

Procéder aux recherches de prestataires, devis, réservation, achats, commandes, missions, services faits, facturation, etc.
Réaliser les états financiers pour les équipes, suivre le budget et les crédits de recherche

Secrétariat pédagogique :

Travailler en étroite collaboration avec l'école doctorale, l'administration, les responsables de parcours et les usagers pour le suivi administratif et pédagogique des doctorants,
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) et répondre aux demandes d'informations
Assurer tous les actes de gestion nécessaires au suivi des étudiants et stagiaires de formation continue dans le cadre du master Métiers de l'Enseignement, de l'Éducation et de la Formation, Mention Pratique et Ingénierie de Formation - Bien-être dans les organisations (formation à distance)

H/F de niveau Bac minimum, justifiant idéalement d'une expérience similaire au sein d'un établissement public d'enseignement et de recherche

Connaissances :

Connaissances du système éducatif et de la recherche publique
Connaissance des textes législatifs et règlementaires du domaine
Bonnes notions en gestion administrative et financière
Compétences opérationnelles :

Maîtriser les outils bureautiques et informatiques ainsi que les logiciels de gestion comptable et financière (vous serez formé sur les logiciels utilisés en interne : SIFAC, APOGEE et CELCAT)
Savoir élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et leur exécution
Maîtriser l'orthographe et la rédaction
Savoir collecter et classer l'information scientifique (publications, manifestations, etc).
Savoir-être :
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Être en capacité de travailler au sein d'un poste en service partagé en collaboration avec plusieurs types d'interlocuteurs
Polyvalence et capacité d'adaptation
Planification et gestion des priorités
Discrétion et confidentialité