Gestionnaire aux Affaires Générales et à la Formation du Personnel H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Sous l'autorité directe du -de la chef-fe de département, vous apportez un appui au service en matière de gestion administrative et de suivi de la formation professionnelle. Vos missions principales consistent à :
- Assister le-la responsable du département sur des dossiers d'administration générale ;
- Assurer le suivi des achats des fournitures administratives (commandes, gestion des stocks, distribution de fournitures administratives) et la coordination de la logistique, en coopération avec le service dédié de l'université ;
- Assurer le suivi de la formation du personnel.

Assister le-la responsable du département dans l'administration générale de la bibliothèque (50% ETP)

Le-la gestionnaire assure, sous la responsabilité du-de la chef-fe de département, et en coordination avec les gestionnaires RH et les gestionnaires financiers du département, le suivi de plusieurs dossiers, entre autres :
- Circuit du recrutement à la bibliothèque et coordination du circuit des agents arrivants et des partants avec le service RH de la bibliothèque et la direction des Ressources Humaines de l'Université Sorbonne Nouvelle ;
- Gestion des titres-restaurant (gestion, via la plateforme en ligne du prestataire, des commandes de titres-restaurant et de la mise à jour du listing des agents).
- Commandes de fournitures administratives auprès des prestataires, organisation et la gestion des stocks de produits, distribution des fournitures, suivi des approvisionnements et relations avec lesfournisseurs en matière de logistique, coordination des demandes et des échanges avec les services dédiés de l'université Sorbonne Nouvelle ;
- Suivi de certains marchés, en particulier du marché gardiennage ;
- Tout autre dossier d'administration générale selon les besoins du service et à la demande du-de la chef-fe de département ou de la direction de la bibliothèque.

Assurer le suivi de la formation professionnelle (50% ETP)

Le-la gestionnaire devra également :
- Assurer le suivi des besoins en formation des personnels ;
- Être le correspondant formation continue pour l'établissement au sein de l'université Sorbonne Nouvelle et auprès d'organisations partenaires ;
- Organiser et coordonner des actions de formations (en interne, en collaboration avec l'université Sorbonne Nouvelle, ou en intra avec des prestataires externes), évaluer l'efficacité des formations dispensées ;
- Recevoir les agents de la bibliothèque pour les informer de leurs droits à formation et, au besoin, les accompagner dans leurs démarches ;
- Assurer une veille sur l'offre de formation et diffuser l'information sur les sessions organisées par les organismes de formation ;
- Assurer une veille sur l'évolution légale et réglementaire de la formation continue ausein de la fonction publique, notamment dans le domaine hygiène, sécurité et conditions de travail.

Connaissances :
- Connaissance des procédures administratives classiques ;
- Connaissance des fondamentaux de l'achat public ;
- Connaissance des dispositifs de formation continue et de formation initiale ;
- Connaissance bienvenue des politiques de formation initiale et continue au niveau national et local et des organismes de formation chargés de les mettre en oeuvre.

Compétences opérationnelles :
- Identifier et analyser un besoin en formation continue, élaborer et mettre en oeuvre un projet de formation continue ;
- Capacité rédactionnelle ;
- Travailler en équipe ;
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles ;
- Savoir rendre compte ;
- Maîtriser les outils informatiques généralistes : suites bureautiques (en particulier les tableurs), navigateurs, messagerie, suite Google...

Compétences comportementales :
- Sens de l'organisation ;
- Aptitude à la communication, capacité d'écoute ;
- Rigueur, fiabilité ;
- Aisance dans la relation avec les différents interlocuteurs (organismes de formation, etc.) ;
- Sens de la confidentialité.