Assistant Projet - Documentaliste H/F - Egis Groupe

L'activité Transports et Territoires fait partie des 3 grandes Business Lines d'Egis avec un chiffre d'affaires supérieur à 600M€ par an.
Elle couvre l'ensemble des activités d'ingénierie visant à la fois à promouvoir, concevoir et mettre en oeuvre des solutions de transport multimodal favorisant la mobilité ainsi que l'aménagement et la transformation durable des territoires.

Egis rail est spécialisé dans l'ingénierie systèmes pour les projets urbains et ferroviaires.Dans le cadre de ses grands projets de transports souterrains en France (L15, L16, L17, L18 du métro automatique du Grand Paris Express, L14, EOLE, métro de Lyon, de Rennes, de Marseille...), Egis assure des grandes missions de Maîtrise d'oeuvre (MOE) et d'OPC.

Dans le cadre du développement de nos projets de métro dont des projets Lyonnais, nous recherchons un.e Assistant.e Projet, documentaliste

Rattaché(e) à un ou plusieurs chef de projet, les missions principales sont les suivantes :

Secrétariat du projet :
- Réception, classement, archivage et suivi des courriers officiels du client KLM, de la MEL et de l'industriel Alstom.
- Préparation administrative des courriers officiels, classement, archivage, et diffusion.
- Préparation administrative des Ordres de Service (OS), classement, archivage, et diffusion au Client pour notification.
- Reporting sur avancement et état des lieux sur courriers, OS, etc.
- Gestion administrative et logistique :
- Assistance au chef de projet dans la gestion des collaborateurs (vérification des imputations, congés, etc.).
- Assistance dans la gestion des déplacements (ordres de mission, réservations, etc.).
- Suivi administratif des collaborateurs projets (maintien de la liste des collaborateurs à jour, récupération de documents administratifs signés des collaborateurs, etc.).

Gestion documentaire :
- Réception (via courrier, courriel ou Mezzoteam), Suivi, classement et archivage des documents projets reçu de parties prenantes extérieures (MEL, KLM, Alstom, etc.).
- Classement et archivage sur serveur interne.
- Soutien aux collaborateurs du projet sur processus et bonne pratique concernant utilisation de la GED (interne et projet)
- Participation à la structuration de la GED interne sous les directives de l'ingénieur projet.
- Reporting sur avancement et état des lieux documentaires sous la GED interne et projet

Les missions sont donc variées et très en interface avec les équipes projets.

Ces missions requierent de la rigueur, une certaine adaptabilité et de la souplesse, une capacité à prendre de multiples sujets, ainsi qu'une capacité à travailler en équipe.

La maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook) est obligatoire.

Les systèmes documentaires utilisés sur les projets sont Mezzoteam et project Wise : des expériences ou au moins des envies d'apprendre sont requises pour la prise en main rapide du poste.