728-Assistant·e Administratif·ve du Service Jeunes Majeurs H/F - Fonction publique Territoriale

Il.elle est chargé.e de la gestion administrative, juridique et financière du dispositif d'accueil et d'accompagnement des Jeunes majeurs sur le département.

Assistance administrative, planification et suivi
* Gère l'activité professionnelle du responsable (ou des responsables), en planifiant réunions, rendez-vous et déplacements
* Assure l'organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants...)
* Prépare les dossiers en vue des réunions
* Renseigne les tableaux de suivi des activités du service et effectue l'édition régulière des statistiques pour la DEFSP
* Rédige des notes administratives et des comptes rendus de réunions
* Assure la gestion administrative du service et des dossiers relatifs aux jeunes majeurs (étrangers et non étrangers)
* Assure la gestion financière du service Jeunes majeurs en lien avec le Pôle Ressources de la DGA Solidarités
* Veille à la sécurisation juridique du dispositif (recherche, mise à jour des textes, application de la réglementation, documentation...)
* Procède à la coordination administrative avec les partenaires (foyers de jeunes travailleurs, Centre d'Hébergement et de Réinsertion Social...)
* Effectue le classement et l'archivage conformément au référentiel départemental
* Après validation du responsable, affecte les dossiers des jeunes majeurs auprès des travailleurs sociaux

Accueil et relations avec le public
* Effectue l'accueil physique et téléphonique du service (usagers, agents, partenaires)
* Prend les messages et hiérarchise les demandes selon leur caractère d'urgence ou de priorité
* Conseille et oriente le public vers l'interlocuteur ou le service compétent.

Spécificités :
Travaille en réseau avec l'ensemble des assistant.e.s administratif.ves de la direction.

Compétences techniques :
* Connaître l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
* Connaître le cadre général de l'Aide Sociale à l'Enfance
* Connaître l'environnement juridique lié à la spécificité du service/du domaine d'activité
* Maîtriser les techniques de recherche documentaire
* Rédiger des courriers, des noteset des comptes rendus de réunions
* Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord
* Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, PowerPoint...)
* Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l'activité
* Maîtriser les outils de messagerie (Outlook, navigation Internet)

Compétences relationnelles :
* Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
* Créer de bonnes conditions d'accueil
* Etre capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes
* Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers

Compétences stratégiques :
* Savoir être réactif et faire preuve de capacité d'initiative
* Savoir être autonome
* Comprendre les enjeux liés à son domaine d'activité
* Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail
* Savoir établir des priorités
* Alerter sur des risques, dysfonctionnements ou des urgences à traiter