Gestionnaire Administratif de Graduate School H/F - Universite Paris-Saclay

Mission du service / positionnement hiérarchique :

La Graduate School Sciences de l'Ingénierie et des Systèmes - GS SIS - de l'Université Paris-Saclay recherche un-e Gestionnaire Administratif-ive

Vous travaillerez, sous l'autorité du directeur de la Graduate School, en étroite collaboration avec la chargée de projets et des relations.

La Graduate School Sciences de l'Ingénierie et des Systèmes compte plus de 1 200 étudiants-es de master et 600 docteurs diplômés par an dans plusieurs grandes thématiques de recherche : matériaux, mécanique, génie civil, génie industriel, optique, électronique télécommunications génie électrique, robotique, mathématiques et numérique appliqué, calcul hautes performances, imagerie biomédicale, biotechnologies,.

Cette Graduate School rassemble plus de 60 laboratoires de recherche et supporte quatre objets interdisiciplinaires qui contribuent à répondre aux grands défis sociétaux.

Pour préparer le monde de demain, elle s'attache à rechercher un équilibre entre développement écologique et économique de nos sociétés en menant une recherche au meilleur niveau mondial.

L'augmentation de la visibilité internationale de la formation française en sciences pour l'ingénieur doit permettre à la Graduate School Sciences de l'Ingénierie et des Systèmes d'attirer les meilleurs étudiants dans les différents cycles de formation.

Missions principales de l'agent-e

Au sein de la GS SIS de l'université Paris-Saclay, le Gestionnaire administratif-ve sera amené-e à :

Assurer le suivi des actions auprès des services administratifs des opérateurs afin de mettre en place les opérations financières et garantir la mise en oeuvre des moyens, pour le compte de la Graduate School (GS) et de ses Objets Interdisciplinaires associés.
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information financier
Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité de la GS, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
Contribuer à la mise en oeuvre de la démarche d'amélioration continue de la gestion
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
Participer au choix des outils numériques de fonctionnement

Profil

Connaissance, savoir :

Bonne connaissance générale du milieu de l'enseignement supérieur et de la recherche

Savoir-faire :

Bonne expression écrite et orale
Bonne maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, la connaissance de SIFAC est un plus)
Savoir appliquer les procédures en matière de gestion financière
Savoir contrôler les factures et apprécier la validité des pièces justificatives
Tenir à jour les tableaux de bord

Savoir-être :

Qualités relationnelles et écoute
Capacités d'organisation, rigueur et autonomie
Dynamisme, réactivité, adaptabilité, curiosité intellectuelle
Travail en mode transverse et collaboratif

Experience : 12 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.