Assistant Service Etat Civil - Elections - Mairie d'Auvers-Sur-Oise H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité du Responsable du pôle des affaires générales, vous exercerez les missions suivantes :
- Recueillir, traiter et suivre les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service
- Affaires générales : débits de boisson, légalisation de signature, attestations d'accueil, affichage administratif, remise de documents administratifs (immatriculation véhicule, permis de conduire, visite médicale...), etc.
- Participation à la délivrance de documents administratifs pour le service Etat Civil
- CNI / Passeports : accueil des usagers et transmission des dossiers via le dispositif de recueil par roulement avec les autres agents du service, prise de rendez-vous

- Connaître et appliquer la législation en vigueur afférente aux diverses compétences du service en matière de :
* Etat civil
* Elections (politiques et professionnelles)
* Funéraire (gestion du cimetière)
* Citoyen (recensement militaire)
* Affaires Générales : C.N.I, passeports, débits de boissons, légalisation de signature, attestations d'accueil, affichage administratif, remise de documents administratifs.
* Gestion de l'Etat Civil et du cimetière.
* Recevoir et prendre acte des déclarations relatives à l'Etat Civil, naissances, décès.
* Elaborer toutes les autorisations liées au décès.
* Contrôler l'authenticité des attestations fournies.
* Etablir les différents actes d'Etat Civil.
* Délivrer sur demande des extraits de registres.
* Gestion, préparation et suivi des dossiers et cérémonies de mariage, PACS, baptêmes civils.
* Suivi des concessions du cimetière (vente, renouvellement, reprise).
* Organiser et gérer les élections.
* Tenir à jour le fichier électoral.
* Assister à diverses réunions.
* Rédiger des synthèses de circulaires, des notes et des comptes rendus
* Rédiger et appliquer les décisions administratives
* Coordonner les missions d'archivage.
* Réception du public, écoute des demandes.
* Orientation et information du public.
* Suivre les remises de diplômes du travail, les fêtes et cérémonies commémoratives
* Veille juridique : s'informer en permanence sur l'évolution réglementaire concernant les activités du service
* Polyvalence des missions du service
Activités spécifiques :
- Recensement de la population tous les 5 ans.
- Assurer et maintenir l'activité du service en absence d'un agent d'accueil.
- Suivi des dossiers transversaux.
- Mise en place et suivi du Répertoire Electoral Unique.
- Tenue des bureaux de vote (référente Elections - Bureau Centralisateur).
- Échanges réguliers d'informations avec le Responsable du service, le Maire, les Elus et les autres services municipaux.

Savoir / Connaissances :
- Connaissances indispensables des institutions publiques et de la culture territoriale
- Maîtrise de l'outil informatique (traitement de texte, tableur, internet)
- Maîtrise de l'Etat Civil et de la légalisation funéraire
- Maîtrise des outils informatiques et logiciels métiers (Mélodie Opus, Gescime, Adagio...)
- Connaissances des services municipaux et de leur fonctionnement.

Savoir-faire :
- Qualités rédactionnelles indispensables
- Esprit d'analyse et de synthèse
- Rigueur et méthode
- Savoir mettre en place et utiliser un plan de classement.

Savoir être :
- Grande disponibilité
- Esprit d'initiative
- Savoir travailler dans l'urgence
- Définir les priorités
- Respect absolu de la confidentialité
- Travail en équipe et savoir être autonome
- Aptitude à la polyvalence

Formation de base :
- Niveau Bac / Bac +

Spécificités :
- Mettre en place et organiser les scrutins électoraux, présence indispensable.

Caractéristique du poste :
- Poste à temps complet (36 heures)
- Rémunération statutaire, RIFSEEP, 13ème mois
- Participation à la prévoyance et à la mutuelle
- CNAS