Secrétaire Médicale au Pool Secretariat H/F - CENTRE HOSPITALIER LEON BOURGEOIS

Le Centre Hospitalier Léon Bourgeois est un établissement de proximité qui dispose de lits en Médecine - Chirurgie et Obstétrique (MCO). Il a aussi une activité de SSR et d'EHPAD.

Le CH de Châlons-en-Champagne s'inscrit dans une dynamique de modernisation de son offre de soins et de son patrimoine, et notamment par l'extension de l'EHPAD.

L'établissement est également en direction commune et regroupe le CH d'Argonne ainsi que l'EHPAD de Vienne-le-Château.

Certifié HAS avec mention en 2023.Activités principales
- Accueil :
- physique des usagers
- accueil téléphonique des usagers et des partenaires de soins
- Prise de rendez-vous de consultation et d'examens
- Au décours de la consultation :
- planification et organisation de futurs rendez-vous (consultation, examen)
- planification d'intervention au bloc opératoire
- saisie des actes de consultation
- Gestion des futures admissions : demande de pré-admission et étiquettes
- Gestion bureautique :
- frappe de documents (comptes rendus d'hospitalisation, de consultation, d'examens spécifiques, compte rendus opératoires, synthèses pluri-disciplinaires)
- correction des courriers (relecture, correction, remise en forme, destinataires)
- gestion de la boite d'envoi : validation et envois apicryptés ou postaux
- Gestion du dossier patient :
- Création
- Demande de dossiers aux Archives Centrales
- Classement du séjour à la sortie
- Préparation des consultations et vérification des éléments du dossier (résultats d'examens en attente, etc.)
- Classement des documents reçus après la sortie
- Numérisation des documents papier pour le dossier patient informatisé
- Suivi des entrées et sorties dans le service, localisation des dossiers
- Organisation de la sortie du patient et/ou du transfert éventuel
- Préparation du chariot de retour aux Archives Centrales
- Gestion du courrier interne/externe : distribution, relève de la boîte à lettres, tri, répartition aux différents interlocuteurs
- Saisie du planning du secrétariat et transmission à la coordinatrice des secrétariats médicaux
- Frappe de courriers administratifs hors dossier patient.

Spécificité(s) dans le métier
- Etre capable de remplacer dans les différents secrétariats d'unité fonctionnelle d'hospitalisation et/ou de consultation (hors Pharmacie - Laboratoire)
- En cas de non remplacement :
- frappe à distance pour différents secteurs - Aide à la gestion de la boite d'envoi
- classement
- numérisation
- mise sous plis

Relations professionnelles les plus fréquentes

Hiérarchique(s)
- Directeur
- Directeur des Ressources Humaines
- Coordinatrice des secrétariats médicaux

Fonctionnelle(s)
- Médecins de l'unité / sages-femmes
- Cadre de santé et équipe de soins
- Equipe para-médicale

Savoir-faire requis
- Aptitude à la communication orale directe et téléphonique
- Facultés relationnelles
- Aptitude et sens du travail en équipe
- Identification / analyse des situations d'urgence

Pré-requis indispensable pour l'exercer

Compétence(s) requise(s)
- Maîtrise des logiciels métiers : EASILY - Virtual Archives - Web100T - FCC téléphonie - PASTEL
- Connaissance et utilisation des logiciels institutionnels : Webmail - BlueMédi
- Connaissance et utilisation des outils de bureautique de base : Word - Excel
- Utilisation de sténorette
- Frappe rapide et efficace
- Terminologie médicale générale et spécialisée
- Respect des règles d'identito-vigilance
- Orthographe, bonne syntaxe, vocabulaire

Qualité(s) relationnelle(s)
- Bonne présentation, souriante et agréable
- Bonne expression orale
- Respect des personnes et de la confidentialité
- Capacité d'ouverture et de tolérance
- Dynamisme et esprit d'initiative
- Esprit méthodique et sens de l'organisation
- Rigueur
- Investissement et motivation
- Maîtrise de soi, gestion du stress et des émotions
- Confiance en soi
- Adaptation et mobilité
- Polyvalence
- Disponibilité
- Ponctualité