Secrétaire Médicale au Pool Secretariat H/F - Fonction publique Hospitalière

ACTIVITES PRINCIPALES :

Accueil :
- Physique des usagers
- Accueil téléphonique des usagers et des partenaires de soins
- Prise de rendez-vous de consultation et d'examens

Au décours de la consultation :
- Planification et organisation de futurs rendez-vous (consultation, examen)
- Planification d'intervention au bloc opératoire
- Saisie des actes de consultation
- Gestion des futures admissions : demande de pré-admission et étiquettes
- Gestion bureautique :
- Frappe de documents (comptes rendus d'hospitalisation, de consultation, d'examens spécifiques, compte rendus opératoires, synthèses pluri-disciplinaires)
- Correction des courriers (relecture, correction, remise en forme, destinataires)
- Gestion de la boite d'envoi : validation et envois apicryptés ou postaux

Gestion du dossier patient :
- Création
- Demande de dossiers aux Archives Centrales
- Classement du séjour à la sortie
- Préparation des consultations et vérification des éléments du dossier (résultats d'examens en attente, etc)
- Classement des documents reçus après la sortie
- Numérisation des documents papier pour le dossier patient informatisé
- Suivi des entrées et sorties dans le service, localisation des dossiers
- Organisation de la sortie du patient et/ou du transfert éventuel
- Préparation du chariot de retour aux Archives Centrales
- Gestion du courrier interne/externe : distribution, relève de la boîte à lettres, tri, répartition aux différents interlocuteurs
- Saisie du planning du secrétariat et transmission à la coordinatrice des secrétariats médicaux
- Frappe de courriers administratifs hors dossier patient.

Savoir-faire requis

Ø Aptitude à la communication orale directe et téléphonique

Ø Facultés relationnelles

Ø Aptitude et sens du travail en équipe

Ø Identification / analyse des situations d'urgence

Pré-requis indispensable pour l'exercer

Compétence(s) requise(s)

Ø Maîtrise des logiciels métiers EASILY - Virtual Archives - Web100T - FCC téléphonie - PASTEL

Ø Connaissance et utilisation des logiciels institutionnels : Webmail - BlueMédi
Afficher la suite
Ø Connaissance et utilisation des outils de bureautique de base : Word - Excel

Ø Utilisation de sténorette

Ø Frappe rapide et efficace

Ø Terminologie médicale générale et spécialisée

Ø Respect des règles d'identito-vigilance

Ø Orthographe, bonne syntaxe, vocabulaire

Qualité(s) relationnelle(s)

Ø Bonne présentation, souriante et agréable

Ø Bonne expression orale

Ø Respect des personnes et de la confidentialité

Ø Capacité d'ouverture et de tolérance

Ø Dynamisme et esprit d'initiative

Ø Esprit méthodique et sens de l'organisation

Ø Rigueur

Ø Investissement et motivation

Ø Maîtrise de soi, gestion du stress et des émotions

Ø Confiance en soi

Ø Adaptation et mobilité

Ø Polyvalence

Ø Disponibilité

Ø Ponctualité