Assistant·e de Direction Gestionnaire de Photothèque - Mairie de Bordeaux H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité de la directrice de l'établissement, le ou la secrétaire de direction assure un rôle central dans le bon fonctionnement administratif de la direction et de sa direction adjointe. Véritable interface entre la direction et ses interlocuteurs internes et externes, il ou elle garantit un accueil de qualité et une gestion rigoureuse des activités de secrétariat.

Activités principales :
Le ou la titulaire du poste est chargé(e) de réceptionner, enregistrer et expédier le courrier entrant et sortant destiné à l'ensemble de l'établissement. Il ou elle est également en charge de la réalisation et de la mise en forme de documents bureautiques pour la direction.
Dans le cadre de l'organisation interne, il ou elle planifie les réunions du comité de direction ainsi que les différentes réunions projets, en élaborant les ordres du jour et en rédigeant les comptes rendus correspondants.
La gestion de l'agenda de la directrice fait également partie de ses missions, tout comme l'accueil téléphonique, la prise de rendez-vous et le secrétariat général.
Il ou elle renseigne et met à jour régulièrement les tableaux de suivi des activités du service.
Par ailleurs, le ou la secrétaire de direction assure la gestion des demandes liées à la photothèque : il ou elle est en contact avec les demandeurs internes et externes à la collectivité, vérifie la conformité des demandes, rédige les contrats associés et assure leur suivi en lien avec l'agent comptable en charge des recettes du musée.

Activités spécifiques :
Le ou la titulaire du poste assure également la gestion des commandes de consommables (tels que les fournitures pour les photocopieurs et les enveloppes) pour l'ensemble des services du musée.
Il ou elle participe en outre aux fonctions d'administration des applications internes utilisées par le service, notamment SharePoint et Maarch.

Savoirs :
Qualités d'expression orale

Anglais et/ou espagnol apprécié

Gestion d'un fonds iconographique

Notions en techniques de la photographie

Connaissance des logiciels muséographiques (type Micro-Musée) appréciée

Connaissances en histoire de l'art appréciées

Savoir-faire :
Maîtrise de l'accueil téléphonique et physique

Gestion des rendez-vous et planification des réunions

Traitement et suivi du courrier

Exécution des tâches de secrétariat

Gestion et suivi des demandes liées à la photothèque

Savoir-être :
Rigueur et sens de l'organisation

Courtoisie et discrétion

Esprit d'équipe et sens des relations humaines

Écoute, réactivité et esprit d'initiative

Capacité d'adaptation