Secrétaire de Site la Charité sur Loire - Conseil Departemental de la Nievre H/F - Fonction publique Territoriale

- Accueil téléphonique et physique des usagers
- Secrétariat des travailleurs médico-sociaux
- Gestion de l'intendance : fournitures, voitures, salle pour les réunions
- Tenue des tableaux de suivis de mesures

Accueil téléphonique et physique des usagers (quotidien) :
- Clarifier les demandes
- Assurer une aide administrative relevant de son champ de compétence
- Informer
- Orienter
- Apporter une réponse adaptée à la demande de la personne

Secrétariat (quotidien) :
- Saisie informatique sur IODAS des dossiers en amont des Commissions locales de coordination financière (CLCF), vérification des justificatifs conformes aux règlements départementaux, transmission des dossiers des usagers au rédacteur Lutte contre les exclusions famille enfance (LCEFE), en vue de la préparation de l'ordre du jour, rédaction des courriers d'invitation aux synthèses
- Dactylographie des courriers, rapports de l'équipe de Travailleurs Médico-sociaux et pour les cheffes
- Frappe des courriers information préoccupante
- Saisie des signalements et des rapports
- Photocopies et impression de documents pour les travailleurs médico-sociaux (TMS) et les cheffes
- Classement des dossiers dans les armoires des travailleurs médico-sociaux
- Création, suivi, classement et archivage des dossiers
- Enregistrement courrier du site, (arrivée et départ) - (tri et/ou envois)
- Commission de Coordination des Actions de Prévention des Expulsions Locatives (CCAPEX), DALO- Logement Indigne - Expulsions
- Secrétariat des infirmières, médecin et sage-femme de PMI et utilisation HORUS pour les actes à rentrer
- Traitement mensuel des fiches de suivi des véhicules
- Traitement mensuel du ménage
- Commande de fournitures pour le site et le terrain neutre
- Affranchissement du courrier
- Relais et liens téléphoniques avec les parents et assistants familiaux pour les enfants placés ou bénéficiant d'une mesure d'aide éducative
- Gestion des agendas électroniques pour reporter les rendez-vous et visites à domicile des éducatrices et gestion des rendez-vous pour les permanences des AS
- Envoi aux assistants familiaux les relevés de présence, les mémoires de sommes dues et cantine
- Remplacement des autres secrétaires pendant leurs absences (congé, formation...)
- Compte-rendu de réunions des partenaires

Cette fonction peut être amenée à renforcer les autres fonctions administratives du site

- Connaissance des dispositifs sociaux
- Connaissance des administrations/partenaires
- Connaissance des missions des travailleurs sociaux selon leur spécialités
- Maîtrise des outils informatiques
- Expérience en accueil et secrétariat
* Capacité et goût à travailler en équipe
* Patience et bienveillance
* Sensibilité aux questions sociales
* Discrétion professionnelle
* Capacité d'adaptation
* Sens de l'écoute
* Approche polyvalence
* Respect des usagers
Poste ouvre droit à une NBI 10 points