Assistant Formation Continue H/F - Ass Apafase Gard Ifme

Institut de formation depuis 1966 en Occitanie, l IFME forme près de 600 étudiants en travail social et dans le secteur de l animation. Il gère également un diplôme universitaire et mène des actions de formation continue auprès de ses partenaires.Est chargé(e) d'assurer la coordination administrative liée au bon fonctionnement du Pôle de la Formation continue

Tâches/Activités (liste non limitative ni exhaustive)
1) Coordination administrative des actions de formation
- Assurer le suivi des inscriptions et dossiers des participants sur le plan administratif et financier.
- Préparer les documents administratifs liés aux actions de formation (conventions, convocations, feuilles d'émargement, attestations, etc.).
- Gestion des appels et mails destinés à l'équipe du Pôle Formation Continue.
- Assurer l'organisation de l'ordre du jour des réunion d'équipe et la traçabilité des décisions prises.
- Participer aux différentes tâches de secrétariat nécessaires au bon fonctionnement du Pôle Formation Continue

2) Coordination logistique
- Programmer les formations et réserver les salles.
- Assurer l'accueil des stagiaires et des formateurs (présentiel ou distanciel).
- Organiser les déplacements et hébergements éventuels des intervenants.
- Participer à l'organisation logistique des formations (repas, documents, préparation des salles.).

3) Contribution au développement commercial
- Répondre aux premières demandes d'information des prospects (téléphone, mail, accueil).
- Orienter les interlocuteurs vers les formations adaptées, selon leurs besoins.
- Participer à la rédaction et à l'envoi de devis ou propositions commerciales simples.
- Relancer les prospects et clients pour finaliser les inscriptions ou obtenir les pièces manquantes.
- Mettre à jour la base de données clients/prospects (Digiforma ou tableur).
- Participer à la veille sur les appels d'offres ou besoins clients, et remonter les informations utiles à l'équipe.
4. Participation à la démarche qualité
- Participer à la mise en oeuvre des procédures Qualiopi.
- Contribuer à l'amélioration continue via le recueil des retours des apprenants et formateurs.

Compétences
Savoir/Savoir-faire Savoir-être
Connaissance du milieu professionnel et du cadre légale de la formation professionnelle Utilisation du Pack-office
Organisé(e), discret(e)
Mise en oeuvre des techniques rédactionnelles Maîtrise des techniques d'accueil Esprit d'initiatives
Connaissance en secrétariat et gestion
Administrative Traitement de l'information Réactif(ve)
Argumentation commerciale Aisance communicationnelle Sens du service client

Expérience dans le secteur de la formation appréciée.

Experience : 12 Mois

Compétences : Concevoir des supports de suivi et de gestion, Assurer la gestion administrative d'une activité, Mettre à jour un dossier, une base de données, Utiliser les outils numériques

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.