Secrétaire Technique Polyvalent du Bâtiment - 13 H/F - Groupe Betem

Le Groupe BETEM (420 personnes fondé en 1967), Bureau d Etudes TCE (VRD Structure Electricité Climatique SSI Economie à la Construction HQE Environnement, Ecoconstruction) disposant d'agences à Toulouse, Aix-en-Provence, Nice, Vincennes, Canéjan, Montpellier, Brive, Perpignan, Lyon, Rennes... recherche pour accroître le développement de son agence basée à Aix-en-Provence (13), un Assistant Technique Polyvalent du Bâtiment (H/F).

Vous souhaitez rejoindre un Groupe qui a su se développer sereinement depuis ces 60 dernières années grâce à l'intégration de collaborateurs aux multiples compétences à une diversification de ces activités ?

Vous cherchez à intégrer un groupe capable de vous accompagner sur le long terme et dont le maître mot est entraide ?

Vous souhaitez rejoindre un Groupe en pleine expansion ? Un Groupe avec des valeurs et qui permet à ses collaborateurs d'évoluer professionnellement !?

Alors n'hésitez plus !Rattaché(e) au directeur de l'agence et en collaboration avec les chef de projets, les différents services de production et les autres assistantes, la secrétaire technique polyvalente (H/F) aide au quotidien les équipes sur les projets depuis l'attribution des projets à la garantie de parfait achèvement. Pour ce faire les missions principales seront les suivantes :

Assistanat technique des chargés d'affaires et des services :
- Tenir les agendas électroniques des personnes dont elle (il) a la charge.
- Traiter les emails reçus par les chargés d'affaires et/ou les chefs de services dont il (elle) a la charge.
- Filtrer et rediriger les appels téléphoniques entrants.

Support général et gestion de dossiers :
- Gérer les interfaces externes et internes.
- Connaître les intervenants pour chaque dossier dont il (elle) a la charge.
- Aider à la diffusion des informations internes et externes.
- Assurer la frappe technique (notices, CCTP, rapports, PV de chantiers, visas de documents...)
- Gérer le suivi des visas de documents (tenir le tableau à jour et relancer les services)
- Mettre en page et présenter des documents et des dossiers toutes phases confondues.
- Veiller à l'homogénéité des documents.
- Effectuer les recherches afin d'obtenir ou de fournir des renseignements.
- Créer des tableaux d'analyse des offres.
- Etablir les OS, les avenants...
- Etablir et gérer les situations et états d'acomptes, cautions bancaires, retenues de garantie.
- Etablir les PV de réception de chantier.

Tâches diverses :
- Connaissance des appels d'offres et candidatures (DC1, DC2, DC4, mise à jour des références, mise à jour des CV des collaborateurs...)
- Classement et archivage,
- Suppléer l'assistante d'accueil en cas d'absence : Standard téléphonique et accueil physique, traitement du courrier entrant et sortant...

Temps de travail : 35h/semaine

Horaires : 9h-12h et 14h00-18h00

Avantages : Titres restaurant, mutuelle, prime de vacances, prime d'intéressement, compte épargne temps, abonnement transport en commun pris en charge à 50%...

Processus de recrutement : Après un 1er entretien téléphonique avec la chargée de ressources humaines, le/la candidate sera certainement soumis(e) à un test avant un entretien physique avec le responsable.

Vous êtes issu(e) d'une formation type Bac Professionnel Secrétariat ou gestion des PME-PMI.

Vous justifiez d'une expérience d'au moins 2 ans sur un poste similaire en entreprise BTP, un bureau d'études ou un cabinet d'architecte.

Vous maîtrisez parfaitement les logiciels de bureautique (Pack Office) ainsi qu'une maîtrise parfaite de l'orthographe et la grammaire.

Une connaissance des marchés publics serait un plus.