Office Manager H/F - Ambition Cite

Au Cours Ozanam chacun apprend à faire briller son trésor.

Notre école scolarise des enfants de la Petite Section au CM2 et leur apprend à donner le meilleur d'eux-mêmes dans un cadre pédagogique positif, avec une réelle exigence académique et axée sur une ouverture au monde et la culture française.

Découvrez le Cours Ozanam de l'intérieur !Le Cours Ozanam est une école de la première chance privée et aconfessionnelle qui vise à réenchanter le monde par l'enfance. Pour accompagner chaque enfant et famille, nous déployons une école maternelle et élémentaire, un pôle Autour de l'Ecole (péri-extrascolaire), et un pôle d'Innovation & formation. Situé dans le quartier St Just à Marseille, le Cours Ozanam compte 85 élèves et 120 anciens élèves en mixité sociale & scolaire, et une équipe d'une vingtaine de professionnels engagés. Membre du réseau Espérance banlieues, notre raison d'être est de prévenir et lutter contre le décrochage scolaire et contribuer au renouveau de l'éducation en France.

Votre mission :
En tant qu'Office Manager, vous serez le/la pierre angulaire de notre gestion administrative et financière.
Vous travaillerez en étroite collaboration avec la Direction de l'école et l'équipe pédagogique pour assurer le bon fonctionnement de l'école ; et vous êtes l'interlocuteur(ice) de notre cabinet comptable.

Gestion administrative et comptable :
Gérer la facturation des familles et suivre les paiements
Assurer les règlements et la transmission des pièces comptables au cabinet comptable et leur bon archivage
Assurer les communications avec le trésorier, l'expert-comptable et le commissaire aux comptes
Gérer l'organisation des séminaires.

Soutien aux ressources humaines :
Aider à l'intégration des nouveaux employés.
Recueillir les éléments variables de paie et assurer leur transmission au cabinet comptable
Fournir un soutien administratif aux membres du personnel.

Gestion de bureau, en lien avec la secrétaire de l'école
Maintenir un environnement de bureau bien organisé et professionnel.
Négocier les contrats et gérer les relations avec les fournisseurs et les prestataires de services.
Gérer les budgets de bureau et suivre les dépenses.
Mettre en oeuvre et maintenir les politiques et procédures

Gestion des installations :
Coordonner l'entretien, les réparations et les rénovations.
S'assurer que le bureau est sûr, propre et conforme aux réglementations.
Gérer la planification et l'organisation de l'espace de bureau.

Communication et travail d'équipe
Superviser les missions de la secrétaire d'école (en charge de la vie scolaire, accueil, etc.)
Servir de point de contact principal pour les demandes liées au « bureau ».
Communiquer efficacement avec le personnel, les fournisseurs et les visiteurs.

Experience : 2 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Enseignement primaire

Liste des qualités professionnelles :
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.