Assistant - Assistante de Direction H/F - Bibliotheque Nationale de France

L'assistant(e) du directeur de la communication assure
- La coordination et le traitement de l'information
- La relecture des différents documents édités par la direction pour validation : dossiers et communiqués de presse, dépliants, flyers, etc.
- La gestion de l'agenda et des déplacements du directeur
- La préparation et l'organisation des réunions (rassemblement des informations et des documents pour la constitution des dossiers correspondants)
- La gestion des appels téléphoniques
- La gestion du courrier (frappe et mise en forme et suivi) et des courriels, notamment de la boîte mail générique de la direction à la communication
- Le suivi et la coordination des circuits de validation des documents
- Le classement et le suivi des dossiers du directeur
- L'accueil et l'accompagnement des nouveaux arrivants et des stagiaires
- Il / elle est amené(e) à participer aux réunions avec les responsables de secteurs de la direction et à établir les relevés de décisions et comptes rendus
- Assurer la coordination ainsi que le suivi des décisions

Il / elle assure, en étroite collaboration avec le directeur de la communication :
- Le rôle de correspondant informatique et logistique de proximité de la direction
- La gestion du temps et des activités (GTA) de tous les personnels de la direction
- La gestion de GAIA (Gestion, administration des identités et des attributs)
- La gestion des dépenses et recettes de communication (commandes, suivi de facturation, etc.)
- Le suivi, en général de toutes les actions administratives concernant la direction (juridique, financier, ressources humaines.)

En complément de ses activités d'assistanat, il / elle peut être amené(e) à épauler l'équipe en charge de la communication événementielle, des partenariats institutionnels et du protocole dans l'organisation des événements (vernissage, cérémonies officielles, etc.).

Sujétion :
Travail possible en soirée épisodiquement

Savoirs :
Connaissance de l'anglais appréciée
Orthographe irréprochable
Bonne connaissance de l'établissement et de son fonctionnement
Connaissance de l'anglais appréciée.

Savoirs faire :
Pratique des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, lotus notes)

Savoirs être :
Qualités relationnelles, sens de la communication et du travail en équipe
Discrétion
Sens de l'organisation.
Maîtrise des délais, capacité d'anticipation, réactivité.

Experience : 12 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Assurer un accueil téléphonique, Archiver des dossiers et documents de référence, Classer des documents

Langues : Anglais souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Gestion des bibliothèques et des archives

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.