Assistant Administratif du Pôle Bâtiments H/F - Mairie

Placé sous la responsabilité de la Directrice du Pôle Bâtiments, l'agent sera chargé des missions suivantes :
- 1/ Accueil
- Accueil physique et téléphonique
- Réception des colis et gestion des clés aux entreprises extérieures

2/ Gestion administrative et financière
- Gestion des mails du pôle bâtiments
- Préparation et suivi du budget en fonctionnement et investissement, en lien avec la hiérarchie
- Réalisation des bons de commande
- Vérification et paiement des factures
- Création, saisie et suivi des tableaux de bord du service
- Affectation des demandes d'intervention ou dépannage dans le logiciel Astech, suivi, traitement et valorisation des interventions et dépenses,
- Suivi administratif et financier des dépannages réalisés par les entreprises
- Préparation des éléments pour les dépôts de plainte
- Suivi et facturation des sinistres

3/ Assistance à l'organisation
- Référent RH pour les agents du Pôle Bâtiments
- Suivi des congés et heures supplémentaires des agents
- Réalisation du planning d'astreintes bâtiments
- Préparation des variables de paie (heures de nuit ou HS) pour les agents
- Etablissement des déclarations d'accidents du travail avec les agents

Les indispensables : Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint), Notion de base en Marchés publics, Notion sur les dépannages et travaux réalisés en maintenance

Connaissances et compétences
- Qualités rédactionnelles
- Maîtrise ou facilité d'adaptation aux logiciels métiers (CIRIL / AS TECH)
- Comptabilité publique
- Techniques de classement et d'archivage papier et numérique
- Affectation d'une demande de dépannage à un atelier en fonction de la demande
- Classement des dossiers et des documents numériques et papiers
- Appréhension du caractère d'urgence des informations à transmettre
- Vérification de la conformité des procédures administratives
- Gestion des agendas de l'équipe et des prises de rendez-vous en fonction des priorités et échéances

Le poste nécessite : le sens de l'accueil, relationnel, le sens de l'organisation, prise d'initiative, rigueur et autonomie
Horaires : 7h30 -15h45 du lundi au jeudi / 7h30-12h30 le vendredi

Avantages : Travail sur 4,5 jours, Formations pour renforcer vos compétences, Horaires ouvrant droits à des RTT, Carte Ticket Restaurant, Participations à la mutuelle santé sur contrat labellisé et à la mutuelle prévoyance, Participation aux frais de garde d'enfants, CNAS (Comité National d'Action Sociale), Adhésion possible à l'amicale du personnel

Experience : 1 An(s)

Compétences : Logiciels comptables, Effectuer le suivi des commandes, la facturation, Codifier une facture, Réaliser des opérations comptables, Codifier un mandat

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale