Assistant·e de Formation - 110 H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Traiter les questions relatives au besoin de développement des compétences des personnels (administratifs BIATSS, enseignants, enseignants-chercheurs, chercheurs) de l'Université de Toulouse.

Les missions de l'agent sont :

Assurer la mise en oeuvre et le suivi administratif et financier des formations individuelles et collectives dans différentes thématiques (Prévention, Hygiène et Sécurité, Management, Juridique...).

Les activités du poste sont :
- L'accueil, l'information et la communication avec les différents publics de la formation des personnels : agents, intervenants internes et externes, organismes prestataires.
- Les relations avec les prestataires de formation en amont, pendant et après la formation (devis, programmes de formation, feuilles de présence, questionnaires d'évaluation).
- La participation à l'analyse des besoins de formation.
- La mise en oeuvre des actions de formations individuelle et collectives en lien avec le plan de formation.
- Le déploiement de formations en ligne sur la plateforme Moodle (créer les formations, les suivre et les cloturer).
- La gestion administrative des inscriptions : réceptionner, enregistrer, lister, donner une suite, traiter.
- La préparation et l'envoi des convocations et des attestations de formation.
- La tenue à jour du calendrier de formation.
- La saisie et la gestion des actions de formation dans le logiciel de formation GEFORP.
- La gestion de la logistique et l'organisation des actions de formation : réservation des salles de formation et préparation du matériel si nécessaire (par exemple lors des formations Sauveteur Secouriste du travail), ouvertures, fermetures, impression des supports de formation, mise à disposition du matériel audiovisuel, pauses-café.
- Le suivi des des aspects financiers des formations (devis et des rémunérations des formateurs).
- La production de statistiques en fonction des thématiques auprès des différents services et directions de l'Université de Toulouse (Directions Prévention et sécurité, Composantes, Domaine RH, Gouvernance...).
- La rédaction des fiches techniques dans le cadre des marchés publics.
- La participation aux réunions de réseaux inter-établissements.

Connaissances :

Connaissance de la réglementation de la formation tout au long de la vie des fonctionnaires et agents non titulaires.

Connaissance de la reglementation en matière de sécurité et de santé au travail

Connaissances des fondamentaux des Ressources humaines dans un établissement d'ensegnement supérieur.

Connaissances de techniques de gestion de projet.

Connaissances en ingénierie pédagogique.

Savoir faire technique :
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Maîtrise approfondie de l'outil bureautique MS Office : Word, Excel, PowerPoint

Maîtrise de l'application Moodle.

Savoirs comportementaux :
- Aptitude à travailler en autonomie et en équipe,
- Savoir en responsabilité, mener à bien et à son terme chaque action de formation.
- Aptitudes relationnelles, écoute, confidentialité, rigueur et esprit d'initiative
- Etre force de proposition et participer au développement de l'activité du service.

Diplômes requis : Bac +3 en RH ou expérience similaire à un poste équivalent

Expérience souhaitée : 5 ans