Secretaire Section Commandement H/F - Ministère de l’Intérieur

Groupe RIFSEEP : 3

Vos activités principales :
Vous travaillez au sein de la section commandement, composée d'une équipe de 4 personnes, de statuts différents (militaires et civils).
Dans le cadre de vos missions, vous réalisez les opérations de gestion suivantes :
- Assurer en tant qu'agent de secrétariat toutes les différentes tâches d'un secrétariat :
- Planifier les services de permanence et les services du poste de sécurité,
- Gérer le planning de présence des personnels de la section (permanences, congés...),
- Rédiger les notes d'organisation des cérémonies militaires,
- Gérer les salles de réunion et les véhicules de la section commandement,
- Gérer le courrier départ et arrivée (numérisation, enregistrement),
- Veiller la messagerie électronique (RGBFC + DAO + GGD21 + SC + POSTE), et transférer les messages électroniques aux destinataires secondaires,
- Traiter le courrier postal (récupération courrier arrivée, tri et ventilation, affranchissement courrier départ),
- Transporter le courrier professionnel vers le parquet du TGI, et vers la préfecture de la Côte d'Or,
- Rédiger des documents à la demande du chef du secrétariat ou des chefs de division,
- Établir les commandes de fournitures et de matériels en fonction des demandes des bureaux de l'état- major,
- Gérer les cartes de circulation SNCF et carte famille,
- Distribuer les signataires après signature de l'autorité,
- Établir les attestations SNCF,
- Envoyer les colis par GEODIS
- Gérer des habilitations OPJ pour les personnels affectés en Côte-d'Or,
- Assurer les travaux de reprographie (carte de visite),
- Gérer la communication (facebook...) en l'absence de personnel au service communication,
- Établir les différentes cartes d'accès au Quartier Deflandre,
- Assurer la diffusion d'information aux résidents de la caserne,
- Assurer les fonctions et les missions de chef de la section commandement par suppléance en l'absence du chef de la section.

Votre environnement professionnel :

Activités du service
Secrétariat de l'état-major de la région de gendarmerie de Bourgogne-Franche-Comté

Composition et effectifs du service
1 militaire CSTAGN - 2 personnels civils - 2 militaires SOG (1 conducteur d'autorité et 1 chef de poste de sécurité)

Liaisons hiérarchiques
Colonel Régis TASSA, chef de la division de l'appui opérationnel
Adjudante-Cheffe Rahma SAIM-MAMOUNE, cheffe de la section commandement -

Liaisons fonctionnelles
- Bureaux et sections de l'État-major régional
- Groupements et compagnies de gendarmerie départementale, section de recherches
- Autres administrations

Vos compétences principales mises en oeuvre

Connaissances techniques

- Connaître les logiciels adaptés aux missions de secrétariat : niveau maîtrise / à acquérir
- Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau maîtrise / requis
- Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise / à acquérir

Savoir-faire

- Savoir analyser : niveau maîtrise / requis
- Savoir appliquer la réglementation : niveau maîtrise / requis
- Savoir travailler en équipe : niveau pratique / requis
- Savoir s'organiser : niveau pratique / requis

Savoir-être

- Avoir le sens des relations humaines : niveau pratique / requis
- Savoir s'adapter : niveau maîtrise / requis
- Savoir accueillir : niveau maîtrise / requis
- Avoir le sens de la discrétion : niveau maîtrise / requis
- Être rigoureux : niveau maîtrise / requis

Autres :
Être titulaire du permis de conduire et être apte à la conduite des véhicules légers de services
Être apte à transporter des caisses de courrier d'un poids de 15 à 20 kg

Vos perspectives :

possibilité d'évoluer sur des fonctions d'un niveau supérieur.

Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans