Assistant Administratif - Cte d'Agglomeration du Saint-Quentinois H/F - Fonction publique Territoriale
- Saint-Quentin - 02
- Fonctionnaire
- Fonction publique Territoriale
Les missions du poste
DESCRIPTION DE LA MISSION PRINCIPALE
- Effectuer l'accueil physique et téléphonique du Cabinet
- Gérer le courrier et les invitations du Cabinet (Application ELISE)
- Réaliser et mettre en forme des travaux bureautique
- Assurer le lien avec les élus sur les représentations
- Venir en appui des Conseillers techniques dans l'organisation des réunions de l'exécutif (constitution des dossiers, centralisation et mise à jour de documents de suivi, phoning auprès des élus)
DESCRIPTION DES MISSIONS
- Recevoir et filtrer les usagers et les appels
- Renseigner et orienter les usagers et les élus
- Mettre en relation les correspondants
- Prendre les messages
- Effectuer le traitement et suivi des demandes
- Trier et dépouiller le courrier
- Effectuer une revue de presse ponctuelle
- Préparer les dossiers de représentation des élus
- Rédiger des courriers
- Traiter les courriers et les notes et compte-rendu internes reçus pour la Présidente
- Assurer le suivi de dossiers particuliers
- Assurer le suivi du courrier sur un logiciel métier
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la rédaction et la saisie de documents de formes et contenus divers
- Effectuer le classement et l'archivage des dossiers
- Organiser l'information des élus (préparation de mails d'invitation : instances, informations, réunions)
- Effectuer les confirmations des représentations auprès des organismes, établissements, partenaires
- Organisation de réunions, de déplacements, réservation de salle et suivi des décisions
Le profil recherché
Compétences professionnelles et techniques
- Connaissance de la collectivité
- Compétences rédactionnelles
- Respect de la confidentialité
- Anticiper les attentes et les besoins en agissant de manière autonome
- Sens de l'organisation
- Gestion du temps
Compétences relationnelles
- Qualités relationnelles avec capacité d'écoute et sens du contact
- Faire preuve de discrétion
- Travail en équipe et en transversalité