Assistant Administratif·ve H/F - Affluent Medical

Affluent Medical est une société française de technologies médicales qui a pour ambition de devenir un leader mondial dans le traitement des maladies cardiaques structurelles, l?une des premières causes de mortalité au monde, et de l?incontinence urinaire, qui touche actuellement un adulte sur quatre. Affluent Medical développe des implants de nouvelle génération, très peu invasifs, innovants, ajustables et biomimétiques pour restaurer des fonctions physiologiques essentielles.Le site de Besançon développe un sphincter urinaire artificiel pour traiter l'incontinence urinaire d'effort.
Ce dispositive est un implant activé par le patient via une télécommande. Association de mécanique, électronique et logiciel, le sphincter est en cours de développement.

Sous l'autorité du/de la Directeur(trice) de Programme. En échange direct avec tous les collaborateurs du Programme ainsi qu'avec le/la Coordinateur/trice Administratif/ve Groupe. En relation avec les principaux fournisseurs du site pour le bon suivi des contrats.

Dans le cadre d'un remplacement pour congé maternité, les missions principales sont les suivantes :

Services Généraux
- Organiser les réunions impliquant des personnes externes (plateaux repas, réservation de salles)
- Acheter les équipements bureautiques, informatiques et téléphoniques du site et du Groupe
- Suivre la maintenance des extincteurs et BAES, + plan d'évacuation, diagnostic électrique, gestion des clés
- Maintenir le suivi des contrats d'assurances (multirisques, transport, déplacements) et des déclarations de sinistre
- Maintenir le suivi des contrats avec les prestataires et fournisseurs : demande de devis, contrats suivis des prestations, bon de commandes, facturation, résiliations et litiges
- Centraliser et redistribuer le courrier

Comptabilité et gestion
- Gérer les CB (paiements, justificatifs, contrôle des relevés) / spendesk
- Mettre à jour et suivre le fichier base contrats et NDA
- Aider à la rédaction des NDA simples et envoi pour signature
- Rédiger, faire signer et envoyer les commandes aux différents fournisseurs de la société

Administration des ressources humaines
- Classer les dossiers papiers du personnel + dossiers papier Qualité (Formation + Descriptions de poste + Programme d'intégration)
- Coordonner la logistique sur site des arrivées et départs des collaborateurs
- Mettre à jour le Registre du Personnel

Organiser la venue des collaborateurs et médecins à différents congrès

Experience : 2 An(s)

Compétences : Classer des documents, Effectuer le suivi des commandes, la facturation, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser des déplacements professionnels, Relayer de l'information, Utiliser les outils numériques

Langues : Anglais exigé, Français exigé

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Activités des sociétés holding

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.