Sg03 - Assistant de Direction Dgs - Métropole Toulon Provence Méditerranée H/F - Fonction publique Territoriale

Au sein du service secrétariat général, l'assistant de direction du DGS assure avec réactivité la gestion de l'agenda, le secrétariat et l'aide à la constitution des fonds de dossier des rendez-vous du Directeur Général des Services. Il assure le traitement des sujets en fonction de leur importance et des priorités.

1. Organisation des rendez-vous du Directeur Général des Services (DGS) :
- Gestion de l'agenda du DGS et organiser les rendez-vous en fonction des priorités,
- Relation avec les directions générales adjointes et les partenaires,
- Organisation des déplacements du DGS,
- Constitution des fonds de dossier des réunions : ordre du jour, consolidation des notes et des différents supports de la réunion, structuration du fonds de dossier (notes, courriers, etc.),
- Prise de notes et mise en forme de travaux bureautiques,
- Classement et archivage des dossiers sur le serveur et papier.

2. Orientation du courrier dans les services et suivi des courriers signalés :
- Orientation du courrier dans le logiciel Airs Courrier vers les services,
- Présentation de certains courriers au DGS,
- Enregistrement des courriers « signalés » dans le tableau de suivi et relance des services pour l'obtention des courriers de réponse,
- Elaboration de projets de courrier.

3. Traitement des mails du Directeur Général des Services :
- Répartition des mails (pour information, pour réponse...),
- Synthèse de l'objet des mails,
- Réponse aux mails selon instruction du DGS.

4. Appui à la gestion des parapheurs :
- Enregistrement des parapheurs (arrivée/départ).

5. Suivi des projets et activités du service et de la direction.

Appui aux autres activités du service en tant que de besoin.

Les « savoirs » :
- Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes...),
- Maîtrise des outils bureautiques,
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire,
- Principes rédactionnels standards,
- Fonctionnement des collectivités territoriales et des intercommunalités.

Les « savoir-faire » :
- Établir une relation de confiance avec la Directrice Générale des Services,
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
- Renseigner les interlocuteurs et développer un bon sens relationnel avec les directions générales adjointes.

Les « savoir-être » :
- Dynamisme,
- Forte réactivité,
- Sens de l'initiative,
- Esprit d'équipe,
- Rigueur,
- Discrétion.