Secrétaire de DirectionDs·se - Dir H/F - Ministère chargé des transports

- Assure le secrétariat de la direction, de l'adjointe technique et des divisions techniques basées à Aix-en-Provence
- Gestion de l'agenda de la Directrice
- Assiste le chef de Cabinet, notamment pour les aspects permanence de direction et communication
- Assiste le responsable Qualité pour le suivi des procédures et pour la diffusion des documents sur GEODE
- Participe au fonctionnement de la salle OCEANE dédiée aux examens théoriques des pilotes privés et professionnels
- Elabore les demandes d'achats (gestion budgétaire)
- Préparation de dossiers, notes, réunions
- Gestion du courrier, des courriers départs/arrivée : outil GED
- Suivi des parapheurs
- Préparation de la totalité des missions de la Directrice
- Gestion des ordres de mission pour les membres du CODIR
- Prises de Notes
- Rédaction administrative
- Permanence téléphonique en horaires de bureau
- Gestion administrative de la permanence de Direction
- Relation avec les préfectures (délégations de signature, décisions)
- Suivi des organigrammes
- Participation au réseau des secrétariats de la DSAC SE
- Intérim des secrétariats de réseau (Nice, Ajaccio, Aix)

A noter : Travail en présentiel impératif durant les premiers mois de prise de poste

Savoir faire :

Travailler en équipe ou en réseau

Savoir-être :

Faire preuve de discrétion
Avoir le sens de l'organisation
Réactivité