Secrétaire de DirectionDti - D H/F - Ministère chargé des transports

Activités du poste :

- Effectue l'accueil téléphonique et l'accueil des visiteurs, informe les interlocuteurs internes et externes.
- Gère le planning et l'agenda des directeurs (prise de rendez-vous, modifications, anticipation des déplacements).
- Gère la boite fonctionnelle du secrétariat de direction, réponses aux mails et classement des dossiers.
- Organise les déplacements des directeurs, la gestion des états de frais et le soutien logistique des autres collaborateurs.
- Gère les activités de frais de représentation (organisation de séminaires, réceptions, demande de devis, réservations, création des bons de commande, coordination de l'évènement, vérification des factures, archivage des dossiers).
- Gère le courrier (externe et interne) à l'arrivée et au départ, en assure l'enregistrement, la diffusion et le classement.
- Met en forme des documents (courriers, convocations, mails...).
- Gère la mise à jour de l'organnuaire DTI.
- Gère la mise à jour de bases de données et de fichiers (dossiers partagés sous le réseau (frais de représentations) et Teams, dossier sur les frais de représentation, liste d'alias, tableaux prévisionnels congés, déplacements...).
- Gère le suivi de dossier ponctuel en collaboration avec les différents services (projet direction DTI, entretien d'évaluation, suivi des grévistes...).
- Organise le soutien logistique du service (fournitures, réservations salles, voitures, badges...).
- Gère le classement et l'archivage du secrétariat (informatique et papier).
- Assure des activités d'assistance technique pour le compte d'un ou plusieurs personnes pouvant aller jusqu'à l'assistance de proximité.

Savoir-faire :

- Accueillir et prendre des messages,
- Organiser et gérer des agendas,
- Enregistrer et gérer du courrier,
- Saisir et mettre en forme des documents,
- Faire preuve d'esprit d'équipe et de capacités relationnelles,
- Faire preuve d'agilité et savoir prendre des initiatives,
- Faire preuve d'organisation et de méthode,
- Faire preuve de discrétion professionnelle,
- Avoir le sens de la communication.

- Connaissances :

- Maîtrise des logiciels de bureautique,
- Maîtrise des logiciels DPF Formulaires et SIF Formulaires,
- Connaissance de l'organisation administrative des services,
- Gestion documentaire,
- Communication.