Assistant de Direction Collège des Écoles Doctorales H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Dans ce contexte, nous recrutons une assistante de direction, dont les activités se déclinent sur plusieurs axes :

#Gestion administrative en appui à l'équipe de direction du collège

Gérer les plannings et agendas de l'équipe de direction (directeur, DAF)
Gérer le courrier, les messageries et les réservations de salles de réunion
Assurer l'accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs (internes et externes) et répondre aux demandes d'informations
Assurer l'accueil des nouveaux agents et coordination de leur arrivée
Assurer la coordination du lien entre les directions des écoles doctorales et la direction
Être en soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité et des manifestations (rentrée solennelle, cérémonie des docteurs, prix de thèse)
Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
Suivre le circuit de signature des documents et leur archivage
Mettre à jour et le suivre des tableaux de bord nécessaires à l'équipe de direction
Assister la direction dans la préparation et le suivi des dossiers techniques
Mettre en forme des documents

#Gestion des activités liées à la vie institutionnelle du collège

Organiser les bureaux et différents conseils : convocations, ordres du jour, documents et supports
Rédiger les procès-verbaux/comptes-rendus des instances et mettre en forme les délibérations
Organiser les élections en lien avec la direction des affaires juridiques
Veiller à la mise à jour des statuts du collège et des écoles doctorales

#Gestion financière du budget de fonctionnement du collège

Procéder aux opérations d'engagement juridique, à l'établissement des services faits jusqu'à leur mandatement
Établir les devis et effectuer le suivi de facturation
Assurer le suivi du budgetet appuyer la direction pour la construction du BR et du BI
Appliquer la réglementation et les procédures internes de l'établissement en matière de gestion financière et de commande publique
Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables

Vos atouts / vos talents :

Titulaire d'un diplôme niveau Bac minimum, vous êtes formée dans le domaine de la gestion administrative (ou finance).

Idéalement, vous avez une première expérience dans une fonction similaire.

Pour occuper ce poste :

Vous détenez des qualités relationnelles et rédactionnelles
Vous faites preuve de rigueur, savez anticiper, alerter et travailler en équipe avec de multiples interlocuteurs
Vous maîtrisez l'anglais (écrit, lu, parlé)
Vous connaissez le fonctionnement d'un établissement public, en particulier universitaire et la réglementation qui s'y applique.