Agent de Gestion Administrative - Commune de Biarritz H/F - Fonction publique Territoriale

DGA : Aménagement et Développement Urbain
Direction : Bâti et Espaces Publics
Service : Centre Technique Municipal

MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE

Assure l'accueil physique et téléphonique du Centre Technique Municipal en l'absence de l'agent d'accueil
Assure des travaux de secrétariat Gestion d'Illico (courriers arrivé/départ - notes internes)
Assure la saisie de bons de commande sur CIVIL pour le CTM.
RH : Evolution du parcours de l'agent titulaire, stagiaire, remplaçant, saisonnier.
Suivi de l'AVPU en lien direct avec le responsable du CTM : gestion des mails afférents.

MISSIONS SPÉCIFIQUES DU POSTE

Accueil du public : réception et orientation des appels ; orienter le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
Hiérarchisation des demandes selon leur caractère d'urgence
Suivi des courriers sur Illico : distribuer les courriers vers l'interlocuteur ou service compétent, taper les réponses aux courriers, taper les notes internes et les diffuser - s'assurer que chaque demande ait une réponse.
Assure sur CIVIL, la saisie de bons de commande, les rapprochements de factures pour le service Energie et Bâtiments communaux.
RH : Gestion des congés (sur HOROQUARTZ), suivi des contrats des agents titulaires, stagiaires, remplaçants, des saisonniers. Lien direct avec les RH : arrêts maladie, accidents du travail. Suivi de tableaux de bords.
Création de prestations et suivi de manifestations sur le logiciel ASTECH ponctuellement

Qualifications nécessaires :
BEP Secrétariat/comptabilité
Compétences techniques :
Bonne connaissance de son environnement professionnel
Maîtrise de l'outil informatique : Word - Excel - Internet - Logiciels métier (CIVIL, ASTECH, ILLICO, HOROQUARTZ)
Connaissance des procédures internes.
Savoir-Être :
* Relationnel :
Bon contact avec le public, discrétion, diplomatie, sens du service public, qualités relationnelles et goût du travail en équipe

* Autonomie :
Identification et hiérarchisation des priorités, esprit d'initiative, réactivité, information de la hiérarchie des difficultés rencontrées

* Efficience :
Organisation, méthode, rigueur, respect des procédures et des consignes

* Implication :
Adaptabilité, intérêt pour le développement de l'e-administration et l'évolution de l'outil informatique

* Management (le cas échéant) : Non