Assistant de Gestion Administrative - Vitry·le-Francois H/F - Fonction publique Territoriale

Placé(e) sous l'autorité du chef du service du Secrétariat Général, vos missions principales seront :
- Gestion du courrier arrivée et départ
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la collectivité
- Gestion de l'agenda des salles de réunions de l'Hôtel de Ville
- Mise en forme de différents documents (lettre, délibération, arrêté, compte-rendu...)
- Gestion et suivi des conventions
- Classement de différents documents et recherche (courrier, délibérations...)
- Suivi des bureaux et des conseils

ACTIVITES PRINCIPALES QUOTIDIENNES
- Gérer le courrier arrivée : tri, dépouillement et répartition par services, diffusion en papier et via le logiciel
- Accueillir, renseigner et orienter le public
- Préparation des dossiers de bureau et de conseil
ACTIVITES PRINCIPALES OCCASIONNELLES
- Frappe de courriers et de divers documents
- Participation à l'organisation des salles de réunion
- Participation à des envois groupés
- Distribution de divers documents
- Participation à l'organisation des réceptions de la collectivité
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COMPETENCES REQUISES
- Recevoir et orienter les différents publics
- Adapter sa communication
- Délivrer des renseignements
- Utiliser les moyens informatiques, bureautiques et matériel mis à disposition

CONDITIONS D'EXERCICES
- Travail en équipe
- Travail au contact du public et des élus
- Appliquer les règles d'hygiène et de sécurité au travail
- Etre en possession du permis de conduire
- Polyvalence sur les missions de secrétariat
SAVOIR-FAIRE
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Utilisation du publipostage
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SAVOIR-ETRE
- Discrétion
- Ponctualité
- Organisée
- Autonome
- Disponible notamment les soirs des conseils
- Réactive