Assistante de Direction - Crous de Bordeaux-Aquitaine H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Mission : Assurer le secrétariat de Direction du CROUS de Bordeaux (poste en binôme avec une autre secrétaire)

Principales activités :
- Gestion des agendas DG et DA (plannings, rendez-vous, déplacements...)
- Gestion boite mail du secrétariat de direction, accueil physique et téléphonique
- Rédaction et saisie informatique des courriers et documents administratifs, suivi du courrier entrant et sortant
- Participation aux réunions de direction, prise de notes dans les réunions et rédaction des procès-verbaux des réunions
- Organisation du conseil d'administration
- Congés via CHRONOS (journalier et tableaux services/sites des vacances scolaires)
- Organisation des événements institutionnels (cérémonies, inauguration, visite, séminaires, fête du personnel, fête Arbre de Noël...)
- Noël agents et enfants (organisation/listing/distribution)
- Suivi de dossiers de la direction (Dialogue de Gestion...)
- Transmission en interne et en externe des informations et des décisions
- Rédaction des certificats administratifs, des états de frais, des ordres de mission ponctuels
- Organisation du calendrier des entretiens professionnels de la direction
- Mise à jour des délégations de signature, suivi état de signatures
- Mise à jour des documents internes et de l'intranet (mémento, listing contacts, calendriers prévisionnels)
- Lettre interne (mise à jour du listing et envoi)
- Gestion des demandes ASA via Drive
- Gestion des demandes de réservation de salle via GRR
- Gestion des archives du secrétariat de direction, DA et DG
- Rédaction des ordres de mission permanents
- Soutien administratif au service Santé et Sécurité au Travail (instance CHSCT) et aux chargés de mission
- Suivi des enquêtes Cnous, RIAC (Covid, en lien avec le service SST)
- Cellule de crise (organisation, suivi, compte rendu)
- Pilotage du projet I-Parapheur (signature électronique)
- Formations
- Profil administrateur (Paramétrage et SAV du logiciel)

Connaissances professionnelles spécifiques :
- Maîtrise des outils bureautiques en particulier les logiciels Word - Excel - POWER POINT - OUTLOOK, et logiciel CHRONOS
- Maîtrise du courrier électronique et Internet, outils de la visioconférence
- Maîtrise de l'expression orale et écrite (qualités rédactionnelles)
- Formation initiale ou continue, ou expérience professionnelle correspondant au profil de poste
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techniques d'accueil téléphonique et d'accueil du public en général

Compétences comportementales :
- Autonomie et aptitude à l'anticipation
- Capacité à travailler en équipe
- Adaptabilité pour faire face à des situations imprévues

Qualités relationnelles, discrétion, rigueur