Assistante de Direction Dgrh B2 H/F - Ministères éducation jeunesse sports enseignement supérieur recherche

Placé(e) sous l'autorité du sous-directeur des personnels enseignants, d'éducation et des psychologues de l'éducation nationale, vous réaliserez les tâches de secrétariat, d'appui et assistance pour les besoins du sous-directeur, de ses adjoints ainsi que d'un département. Vous serez amené(e) à assurer l'intérim de l'assistant de l'autre sous-direction, qui assurera également le vôtre. Vous bénéficierez de l'appui des autres assistants du service, expérimentés, lors de votre prise de poste.

Vos tâches comprendront notamment :
- L'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes de la sous-direction ;
- La gestion des courriers et des parapheurs sous formats papier et électronique ;
- La coordination avec les secrétariats des autres structures de la direction générale;
- La gestion des agendas;
- L'organisation des réunions (convocations, réservation de salles et gestion des outils (audios, visios), constitution des dossiers avec les départements...);
- La gestion des fournitures de bureau pour la sous-direction;
- La rédaction de messages et de courriers ;
- La tenue de tableaux de bord.

Connaissances :
- Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils de communication informatiques et bureautiques;
- Le cas échéant, connaissance des outils métiers spécifiques (REPONSES, Elise...);
- Une bonne connaissance du mondede l'éducation est un atout.

compétences :
- Organiser son travail avec méthode et rigueur;
- Écrire et appliquer les procédures;
Afficher la suite
- Être réactif;
- Bon niveau d'orthographe, qualités rédactionnelles et capacité de synthèse pour l'élaboration, la mise en forme et la correction de courriers et documents administratifs;
- Être à l'écoute et avoir le souci du bon fonctionnement du collectif, à l'échelle de la sous-direction, du service et de la direction générale;
- Respecter la confidentialité attachée aux dossiers traités.
- Capacité à exercer dans un calendrier contraint
- Capacité d'adaptation
- Être force de proposition
- Être organisé, rigoureux et autonome,
- Savoir respecter la confidentialité des informations traitées
- Capacité de synthèse et aptitude rédactionnelle
- Aisance en communication orale
- Sens du collectif
- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs