Chargé·e Accueil et Service aux Usagers et Gestionnaire Courrier H/F - Secretariat General Commun Departemental

Vos activités principales :
Assurer l'accueil et le standard du secrétariat général commun départemental, de la préfecture et ou de la direction départementale des territoires
- Oriente les usagers vers le(s) service(s) compétent(s), parfois vers d'autres administrations
- Met en relation et suit la prise en charge de l'appel
- Prendre et transmettre des messages en cas d'absences des agents des services
- Explique les procédures aux usagers
- Contrôle la complétude des dossiers
- Participe à la mise à jour de la documentation collective
- Veille opérationnelle et suivi des outils de communication (téléphonie, messageries
opérationnelles, bals fonctionnelles) afin d'assurer la permanence téléphonique des services de
l'État et la continuité des liaisons gouvernementale dans un cadre de gestion de crise.
- À la direction départementale des territoires, mise en ligne le journal « LA MONTAGNE », s'assurer de l'affichage sur le moniteur
destiné au public
Gestion du courrier :
- Vaguemestre, réceptionne, classe, enregistre, organise, distribue, transmet et affranchit
courriers et courriels des services de l'État (secrétariat général commun départemental, préfecture, directions départementales interministérielles) y compris sur logiciel
spécialisé
- Alimente au fur et à mesure les instruments de suivi
- Rédige les accusés de réception et les réponses types
- Prépare le courrier au départ et l'expédition
- Assure le suivi des budgets courrier par direction
Enregistrement des parapheurs et des arrêtés préfectoraux des services extérieurs (directions départementales interministérielles- autres)
Gestion des fournitures des services de l'État : commande, réception, stockage
Votre environnement professionnel :
Activités du service :
Le pôle relation avec les usagers assure l'accueil et le standard et la gestion du courrier de la
préfecture, du secrétariat général commun départemental et de la direction départementale des territoires du Cantal. Elle a aussi pour mission d'assurer la gestion du
courrier interne et externe des services de l'administration territoriale de l'État (secrétariat général commun départemental,
préfecture, direction départementale des territoires, Direction Départementale de l'Emploi, du Travail, des Solidarités et de la Protection des Populations) ainsi que la gestion des fournitures de ces différentes entités.
Composition et effectifs du service :
Le pôle relation avec les usagers comprend 6 agents dont le chef de pôle.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier, Accueillir, orienter, renseigner un public, Corriger et mettre en forme un document, Définir des besoins en approvisionnement, Organiser le traitement des commandes, Sens du service public

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.