Chargé·e Accueil et Service aux Usagers et Gestionnaire Courrier H/F - Secretariat General Commun Departemental

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Dans le cadre du PACTE, le Ministère de l'Intérieur recrute 1 adjoint administratif par contrat de 12 mois en vue d'une titularisation sous réserve d'évaluation.
Accompagné(é) tout au long du contrat par un tuteur, vous bénéficierez de formations vous permettant de développer des compétences et savoir-faire. En fin de formation vous pourrez accéder à un poste de fonctionnaire.

Conditions d'accès au dispositif PACTE :
- Remplir les conditions générales d'accès aux emplois publics
- Et être âgé(e) de moins de 28 ans sans diplôme ou qualification ou un niveau de qualification inférieur au baccalauréat ;
- Ou être âgé(e) de 45 ans et plus, en situation de chômage de longue durée (12 mois et plus) et bénéficiaire des minima sociaux : ASS, RSA, AAH (sans condition de diplôme).

Vos activités principales :
Assurer l'accueil et le standard du Secrétariat général commun départemental, de la préfecture et ou de la Direction départementale des territoires
- Oriente les usagers vers le(s) service(s) compétent(s), parfois vers d'autres administrations
- Met en relation et suit la prise en charge de l'appel
- Prendre et transmettre des messages en cas d'absences des agents des services
- Explique les procédures aux usagers
- Contrôle la complétude des dossiers
- Participe à la mise à jour de la documentation collective
- Veille opérationnelle et suivi des outils de communication (téléphonie, messageries
opérationnelles, bals fonctionnelles) afin d'assurer la permanence téléphonique des services de
l'État et la continuité des liaisons gouvernementale dans un cadre de gestion de crise.
- À la Direction départementale des territoires, mise en ligne le journal « LA MONTAGNE », s'assurer de l'affichage sur le moniteur
destiné au public
Gestion du courrier :
- Vaguemestre, réceptionne, classe, enregistre, organise, distribue, transmet et affranchit
courriers et courriels des services de l'État (Secrétariat général commun départemental, préfecture, Directions départementales interministérielles) y compris sur logiciel
spécialisé
- Alimente au fur et à mesure les instruments de suivi
- Rédige les accusés de réception et les réponses types
- Prépare le courrier au départ et l'expédition
- Assure le suivi des budgets courrier par direction
Enregistrement des parapheurs et des arrêtés préfectoraux des services extérieurs (Directions départementales interministérielles- autres)
Gestion des fournitures des services de l'État : commande, réception, stockage

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier, Accueillir, orienter, renseigner un public,Discrétion, Sens du service public

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.