Secrétaire en Charge du Secrétariat Scolaire H/F - Pôle Emploi

Sous l'autorité du(de la) Directeur(trice) Adjoint(e) du Lycée et en étroite collaboration avec l'assistante de direction du service, le/la secrétaire organise et assure le secrétariat pédagogique et le suivi administratif des élèves et de leurs familles. Ce travail se fait en lien avec le(la) directeur(trice) adjoint(e), les responsables pédagogiques et le responsable de la vie scolaire. Ses missions principales sont :
Prendre en charge et effectuer les tâches de secrétariat et activités administratives scolaires en lien avec les élèves et leurs
familles.
Gérer les dossiers scolaires des élèves du site (suivi et mise à jour tout au long de l'année).
Gérer la base de données des élèves de l'établissement (saisir les nouvelles informations et mettre à jour les données) :
inscriptions, transfert des dossiers, extractions... à partir des applications métier en vigueur.
Accueillir et prendre en charge les visiteurs (interlocuteurs internes et externes).
Prendre connaissance du courrier et assurer sa diffusion.
Recevoir, orienter, transmettre les communications téléphoniques.
Reformuler les demandes et orienter vers l'interlocuteur qualifié/adapté pour apporter la réponse.
Traiter en autonomie des problèmes simples liés à la fonction occupée.
Rédiger des courriers ou notes pour formaliser les rendez-vous ou répondre à des demandes selon les besoins du service.
Il/elle prend en charge le secrétariat de direction en cas d'absence de l'assistante de direction du service.

Vous possédez un Bac +2 dans le domaine du secrétariat/assistanat. Il est également accessible avec un Bac avec expérience obligatoire de 2 ans minimum à un poste similaire.
Compétences
Connaitre l'environnement académique.
Avoir les connaissances réglementaires et techniques du
domaine.
Maîtriser les techniques d'organisation, de secrétariat et de
gestion administrative.
Savoir mettre en oeuvre des procédures et des règles.
Avoir une excellente orthographe et connaissance
des normes rédactionnelles.
Avoir de très bonnes capacités d'expression.
Maîtriser l'informatique dont les logiciels bureautiques (suite
office : spécifiquement Word/Excel/PowerPoiint) + logiciels
scolaires et leur évolution (Charlemagne, EcoleDirecte).
Connaître les méthodes de classement et d'archivage.
Savoir appliquer des modalités d'accueil.
Connaître et respecter les procédures internes.
Avoir une attitude et une posture représentative de
l'établissement.
Savoir rendre compte de son travail.
Savoir-être
Faire preuve de rigueur organisationnelle et d'anticipation.
Adopter une posture d'écoute et d'accompagnement.
Avoir le souci de la confidentialité.
Savoir analyser et être force de proposition.
Être ordonné, fiable, méthodique et rigoureux.
Avoir une aisance relationnelle et une bonne présentation.
Avoir une grande efficacité et capacité d'autonomie.
Avoir des aptitudes au travail en équipe et en transversal.
Savoir apporter une aide à ses collègues si nécessaire.
Echanger et communiquer avec ses collègues et savoir apporter
de l'aide en cas de besoin.
Aptitude à la polyvalence au sein du service

Experience : 2 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Normes rédactionnelles, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Utiliser les outils numériques, Accueillir, orienter, renseigner un public, Archiver des dossiers et documents de référence, Assurer la gestion administrative d'une activité, Renseigner, mettre à jour une documentation technique

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement secondaire technique ou professionnel

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.