Assistant - Assistante de Direction H/F - Campus de Versailles

Placé(e) sous l'autorité directe du Secrétaire Général Délégué (SGD) du campus de Versailles.

L'assistant(e) de service :
Assure les fonctions d'assistante auprès du Secrétaire Général Délégué et du Directeur de campus
Assure la gestion administrative et matérielle courante au fonctionnement du service,
Collabore étroitement avec le/la personne responsable des moyens généraux et le/la responsable informatique.

Missions principales :
- Assure l'accueil physique, téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes,
- Réserve les salles et programme les visioconférences pour les réunions,
- Assurer le soutien logistique de l'activité du service en lien avec le/la responsable des moyens généraux : gestion du parc automobile, préparation des salles,
- Rédige des mails, courriers, notes et comptes rendus,
- Assure l'organisation d'événements du campus,
- Etablit des devis concernant le fonctionnement général du campus,
- Gestion financière du service :
- Etablit des demandes d'achat en lien avec le pôle de gestion,
- Valide les services faits,
- Contribue au suivi budgétaire pour la direction de campus
- Gestion des déplacements des agents :
- Commande des billets,
- Réservation des hôtels et des véhicules,
- Etablit les ordres de missions, les états de frais.
- Gestion administrative des contrats/marchés/conventions :
- Accompagne le/la responsable des moyens généraux et le Secrétaire Général Délégué (SGD) sur l'ensemble des marchés et contrats liés à la partie travaux et maintenance du campus en lien avec le service central des marchés concernant la partie rédactionnelle et juridique,
- Collaboration étroite avec le/la responsable des moyens généraux sur la partie technique (cahier des charges spécifiques), mise en concurrence, respect des délais,
- Assure le suivi des marchés/contrats en cours.
- Communication :
- Chargée du développement et de la mise à jour du site intranet du campus en lien avec la direction de la communication.
- Travaille en collaboration avec les autres personnels administratifs du campus

Conduite de projet en lien avec le Secrétaire Général Délégué (SGD)

Experience : Débutant accepté

Compétences : Polyvalence, Outils bureautiques

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.