Assistant Administratif et Financier - Region Ile de la Reunion H/F - Fonction publique Territoriale

Le titulaire du poste sera placé sous la responsabilité hiérarchique de la Coordonnatrice administrative et financière. Il collaborera avec le Directeur et l'ensemble des services de la Direction.

* Assurer l'assistance administrative aux services de la Direction dans le cadre de la mutualisation des ressources :
- Participer à l'élaboration et au suivi des rapports des commissions sectorielles, des commissions permanentes et des assemblées plénières ;
- Élaborer les projets d'actes juridiques et notifications ;
- Préparer les dossiers de paiement à notification des actes juridiques ;
- Instruire les demandes de paiement en appui aux services instructeurs dans le respect de la séparation des fonctions instructeurs / valideurs eu égard des activités financières de l'agent au sein de la Cellule administrative et financière ;
- Élaborer et suivre les courriers.
* Contribuer aux activités/tâches concourant à l'amélioration de la performance des services de la Direction :
- Assister les nouveaux agents pour l'utilisation des outils métiers ;
- Assurer l'accompagnement pour les formalités administratives d'intégration, installation et mise en service des équipements informatiques.
* Participer aux activités financières de la Cellule administrative et financière :
- Participer à l'exécution budgétaire : création d'intervention, engagement comptable, engagement juridique, saisie des liquidations de dépenses (factures et subventions), gestion des tiers financiers, validation des liquidations de dépenses dans le respect de la séparation des fonctions instructeurs / valideurs ;
- Assurer le rôle de référent marché suppléant : création et gestion de marchés sur Astre, création de lettre de commande/bon de commande de prestations et services ;
- Assurer le rôle de référent budgétaire suppléant.
* Assurer l'intérim de l'assistante de direction :
- Organiser et planifier les réunions :
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers de réunions ;
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Directeur ;
- Assurer la gestion de l'information et suivi administratif :
- Préparer les dossiers ;
- Rechercher et diffuser les informations ;
- Traiter le courrier entrant et sortant de la Direction ;
- Assurer le suivi des courriers et parapheurs dématérialisés en liaison avec les agents de la Direction ;
- Participer à la diffusion et à l'utilisation des nouveaux outils (Drive, GED...) ;
- Participer à la diffusion des informations utiles aux instances décisionnelles.
L'agent pourra être sollicité par le Directeur ou son Responsable direct pour exécuter des missions dans l'intérêt du service.

* Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement d'une collectivité territoriale ;
* Connaissance des dispositifs d'intervention en matière économique et des procédures de gestion ;
* Connaissance de la comptabilité publique et privée ;
* Connaissance des logiciels métiers de la collectivité (notamment Géco, Mafate, Astre) ;
* Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) ;
* Aisance avec l'outil informatique ;
* Aisance rédactionnelle appréciée ;
* Sens de l'organisation et de la planification ;
* Aptitude à travailler en équipe ;
* Esprit d'initiative et d'autonomie ;
* Rigueur, disponibilité, qualité d'écoute ;
* Devoir de réserve, de confidentialité et de discrétion professionnelle.