Assistant - Assistante de Direction H/F - Feder Nation Ass Aide Familial

Identification du poste
Emploi repère : Assistante de direction
Classification :
- Filière : Support
- Catégorie : Technicien/Agent de maîtrise
Rattachement hiérarchique :
Sous la responsabilité de la Secrétaire Générale de la FNAAFP.
2. Missions principales
Gestion administrative et logistique
- Assurer l'accueil physique et téléphonique au siège de la Fédération.
- Gérer les agendas et l'organisation des réunions.
- Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, comptes rendus, notes d'information et documents internes.
- Suivre les dossiers en lien avec les différentes instances.
- Suivre les dossiers des associations adherentes.
- Gérer la logistique de la Fédération (achats de fournitures, matériels, reservations diverses.).

Organisation et gestion des formations
- - Coordonner la mise en place des sessions de formation, de la planification à l'évaluation.
- - Gérer les inscriptions, convocations, supports de formation, émargements et bilans pédagogiques.
- - Assurer le lien avec les organismes de formation partenaires.
- - Mettre en oeuvre des actions de formation à destination des adhérents, notamment sur la maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, outils collaboratifs en ligne.).
- Participer à l'amélioration continue de l'offre de formation en recueillant les besoins et en assurant un suivi qualitatif.

Gestion comptable et financière
- Préparer les pièces comptables, saisir les factures et les règlements.
- Suivre la trésorerie, les dépenses, et les engagements budgétaires.
- Collaborer avec le cabinet comptable et la Trésorière pour la préparation des bilans et situations financières.
- Suivre les subventions, conventions de financement, et leur justification.
Organisation des instances et événements
- - Organiser les Conseils d'Administration, Bureaux, Assemblées Générales, et journées à destination des directeurs et présidents.
- - Gérer l'aspect logistique, l'envoi des convocations, la préparation des documents et des comptes rendus.
- - Organiser les colloques, séminaires et événements fédéraux, en coordonnant les aspects logistiques, administratifs et techniques et en lien avec l'équipe fédérale.
3. Relations de travail
Liens internes :
- - La Secrétaire générale
- - Les salariés de la FNAAFP
- - Les membres de la gouvernance
Liens externes :
- - Les associations adhérentes de la FNAAFP
- - Les partenaires institutionnels et opérationnels
- - Le cabinet comptable
- - Les prestataires de services et organismes de formation
4. Conditions et lieu de travail
Poste basé au siège social de la FNAAFP.
Possibilité de déplacements ponctuels pour les événements ou formations.
5. Compétences et qualités requises
Compétences techniques :
- - Excellente maîtrise des outils bureautiques (Pack Office et notamment Excel, logiciels de visioconférence, outils de gestion de planning).
- - Bonne connaissance des procédures comptables de base et de gestion financière.
- Qualité rédactionnelle et esprit de synthèse.

- - Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle et à respecter les échéances.
Qualités personnelles :
- - Rigueur, sens de l'organisation et autonomie.
- - Capacité à anticiper, prioriser et s'adapter.
- - Aisance relationnelle, sens du service et de la discrétion.
- - Esprit d'équipe et capacité à travailler dans un environnement associatif.
- - Sens de l'initiative, proactivité et polyvalence.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Méthode de classement et d'archivage, Modalités d'accueil, Normes rédactionnelles, Techniques de numérisation, Techniques de prise de notes, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Accueillir, orienter, renseigner un public, Archiver des dossiers et documents de référence, Classer des documents, Collecter et analyser des données, des informations, Créer, organiser ou coordonner un évènement, Gérer un planning, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser des déplacements professionnels, Organiser et contrôler un approvisionnement, Organiser la logistique des recrutements et des formations, Réaliser la gestion administrative des contrats, Réaliser la gestion administrative du personnel, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Relayer de l'information, Utiliser les outils numériques

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Activités des organisations professionnelles

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.