Agent d'État Civil et Funéraire H/F - Pôle Emploi

Le pôle missions régaliennes de la Mairie de Vienne recherche un agent à 50% sur l'état civil et 50% sur le service funéraire.
ACTIVITÉS PRINCIPALES :
Assurer l'accueil au guichet Etat-civil
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Délivrer des actes d'Etat-civil
- Renseigner sur les procédures d'Etat-civil
- Procéder au recensement citoyen
- Actes divers : légalisations de signature, copies conforme, certificats de vie, attestations etc.
- Traiter le courrier

Gestion des livrets de famille
- Gérer les demandes d'actes d'état-civil (courrier, fax, demandes internet (HubEE), Comedec)
- Communication : transmission d'informations à l'INSEE, la PMI, les services internes, le bureau du service national

Affaires funéraires
- Délivrer les autorisations funéraires (inhumations, exhumations, crémations) en lien avec les opérateurs funéraires et le conservateur des cimetières
- Organiser les convois en lien avec les Pompes Funèbres et le conservateur
- Accueillir les familles et les Pompes Funèbres
- Appliquer la réglementation funéraire et le règlement intérieur des cimetières de Vienne
- Régie : vente et renouvellement des concessions funéraires

ACTIVITÉS SECONDAIRES :
Tenue des registres d'Etat-civil
- Rédiger des actes de naissance, mariage, décès, reconnaissance parentale, déclaration de choix de nom etc.
- Faire preuve de vigilance sur les reconnaissances frauduleuses
- Effectuer les envois d'avis de mentions marginales
- Mettre à jour des actes par inscription de mentions marginales
- Se déplacer à la maternité

Assister les élus lors des cérémonies de mariage et de baptêmes républicains

ACTIVITES ET TâcheS OCCASIONNELLES :
(En l'absence des collègues référents)
- Assurer la réception des demandes d'inscription sur liste électorale
- Préparer les cérémonies de mariage
- Gérer les PACS
- Instruire les dossiers de changement de prénom, de nom et de rectifications administratives
- Gérer les baptêmes républicains
- Gérer la régie de recettes des affaires funéraires

SPECIFICITES DU POSTE :
- Travail en bureau et guichet d'accueil
- Travail partagé sur deux sites (Etat-civil et Funéraire)
- Accueil physique et téléphonique des usagers et gestion de l'affluence
- Déplacement à la maternité en véhicule de service
- Travail le samedi après-midi selon planning pour les mariages

CONDITIONS D'EXERCICE :
- Lieu de travail : Hôtel de Ville
- Temps de travail / horaires : 37h sur 4.5 jours. Travail le samedi-après midi (mariages) selon planning.
- Rémunération : statutaire - RIFSEEP - prime de fin d'année (si les conditions d'attribution sont remplies)
- Avantages sociaux :
o RTT
o Participation à la mutuelle prévoyance / santé sous conditions
o Titres restaurant
o Adhésion au comité des oeuvres sociales
o Compte Epargne Temps
o Participation employeur abonnement transports en commun

Poste ouvert aux contractuels avec possibilité d'intégration dans la Fonction Publique Territoriale

Experience : Débutant accepté

Compétences : Cadre réglementaire et juridique des actes administratifs et d'état civil, Règles juridiques d'élaboration des actes administratifs, Préparer et mettre en forme les actes administratifs du maire et les actes d'état civil

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.